Один из ключевых инструментов современного бухгалтера - сканер. Это устройство необходимо для оцифровки входящих документов и внесения их в базу. Если отдел бухгалтерии в полном или частичном составе работает на удалённом доступе или организация настолько большая, что бухгалтерия занимает несколько кабинетов, оцифровка документов даёт возможность всем сотрудникам бухгалтерии иметь доступ ко всем необходимым документам.
На рынке оргтехники большой выбор сканеров. Часть из них предназначена для спокойной отработки текучки, но есть документ-сканеры для бизнеса, позволяющие оцифровывать огромные массивы документов ежедневно.
На какие параметры сканера обратить внимание при выборе для рабочей группы бухгалтерии из 1-5 человек?
- Двустороннее сканирование: одновременное сканирование лицевой и оборотной стороны документа за 1 проход с поддержкой сканирования документов разных форматов (паспортов, карточек и тп).
- Автоподатчик: автоматическое устройство подачи документов ускоряет процесс обработки бумажных копий и освобождает время сотрудников.
- Скорость: желательно, чтобы скорость сканера была не менее 40-60 стр/мин.
- Разрешение сканирования: для большинства документов достаточно разрешения 300 т/д. Но будет лучше, если оно будет не менее 600 т/д, тк это оптимальное разрешение для того, чтобы все детали и штрих-коды отсканировались в нормальном виде.
- Устойчивость к застреванию бумаги: чтобы автоподатчик не захватывал сразу несколько листов, желательно, чтобы у него стоял ультразвуковой датчик обнаружения подачи нескольких листов.
- Ежедневный объем сканирования: опирайтесь на тот объем сканирования, который есть в обычный хорошо загруженный день.
- Безопасность: финансовая информация должна иметь максимальную степень защиты. И во многие модели сканеров интегрирована функция повышенной безопасности.
- Доступность запчастей: не стоит покупать сканер, продающийся со скидкой или тот, на котором стоит ремарка "больше не выпускается". В устройстве есть подвижные части, которые изредка требуется заменить.
- Оптимизация изображения: если часть документов в плохом качестве, обратите внимание на функцию оптимизации изображения. Она позволяет распознавать документы с бледным или плохо напечатанным текстом.
- Интуитивное управление: чтобы не тратить драгоценное рабочее время на изучение сканера, обратите внимание на модели с интуитивным управлением при помощи нескольких кнопок.
Для эффективной работы, у каждого бухгалтера на столе должен быть документ-сканер.
Преимущества отдельных моделей сканеров для бухгалтерии:
Если речь идёт о серьёзных объемах работы по сканированию, обратите внимание на бизнес-сканеры, ускоряющие и облегчающие работу с документами. Такие устройства не просто оцифровывают и сохраняют файл в нужном формате в электронном виде. Они позволяют вести сканирование документов разных форматов потоком, без дополнительных настроек. Их программное обеспечение также позволяет настроить шаблоны, чтобы, при распознавании определённого текста на оцифровываемом документе, электронная копия сохранялась в назначенной папке.
Недавно на рынке появились сканеры, с помощью которых можно автоматически заполнять базу контрагентов в 1С: устройство распознавания "выдернет" необходимую информацию из договора, создаст и заполнит шаблон со всеми данными (название, ИНН, финансовую информацию и тп).
Небольшая памятка по эксплуатации сканера:
- Перед запускам в сканер удалите с документов все скобы, скрепки и тп.
- Регулярно очищайте ролики от бумажного мусора, отключив устройство от сети.
- Не ставьте сканер на место, где много прямого солнечного света.
- Не сканируйте слишком толстый или тонкий носитель.
При возникновении любых поломок и ошибок обращайтесь.