«Кажется, кто-то меня просил составить отчет... Только кто?»
«Блин! Я обещал написать это письмо ещё на прошлой неделе!»
«Забыл про презентацию… Начальник точно меня убьет».
Проигрываете битву с хаосом? Воспользуйтесь нашими советами, чтобы победить!
1. Организуйте систему
Наш принцип – чем сложнее система, тем проще с ней работать. Парадокс? Вовсе нет.
Представьте, что вы шеф-повар. Чтобы передавать блюда гостям быстро, вас должен окружать идеальный порядок. Тарелки – в сушилке. Приборы – в ящике. Редко используемые кастрюли и сковороды – в закрытых шкафах. Все сотрудники на своих местах, каждый знает, что ему делать. Никто не бегает по кухне в поисках специи или мяса. Работа идет в ровном темпе, вы справляетесь.
Повторите этот порядок в файловой системе на компьютере (если вы, конечно, действительно не работаете шеф-поваром). Это будет даже легче, потому что работник в компьютере только вы. Создавайте цепочки папок, пока система не станет максимально конкретной: папка 2021 год, в ней – папки для каждого месяца, в них – папки для каждого проекта, в них – папки с завершенными и текущими задачами и так далее. Может, наоборот – сначала проекты, а в них папки по годам. Пробуйте, делайте так, как вам удобно. Пусть названия файлов тоже будут конкретными: добавьте проект, версию, дату правок – будет проще воспользоваться поиском для быстрой работы или скидывать коллегам без встречных вопросов, что это.
2. Вносите все задачи в список
Такая строгость нужна, чтобы не потерять ни одной задачи и ни одного важного материала. Задачи поступают через разные источники: по почте, в чатах, по телефону – нужно собрать их в список. Фиксируйте в одном файле или блокноте все, а для верности оставляйте комментарии: сложности, этапы работы, что спросить у подрядчиков или руководителя.
3. Контролируйте процесс
Всё вышеописанное без контроля не поможет.
Если работаете в Excel – установите фильтр по выполненным и невыполненным задачам и фиксируйте результат. Не ставьте галочку о завершении работы раньше времени и записывайте каждый шаг, если задача масштабная. Кстати, так вам всегда будет, что ответить на вопрос начальства: «А почему так долго?» А еще это удобно в долгосрочной перспективе: получив в следующий раз похожую задачу, вы сразу будете знать, сколько времени она потребует и какие трудности могут возникнуть.
А у вас все под контролем?
Читать дальше: Три лайфхака для повышения эффективности на работе, Не зевай: как работать, не отвлекаясь на ерунду