Погасить заём можно расчетом удержаний при начислении ежемесячной заработной платы с помощью документа "Начисление зарплаты и взносов" (раздел "Зарплата" – "Начисление зарплаты и взносов" – закладка "Займы") в соответствии с указанными в договоре условиями (порядком погашения и размером ежемесячного платежа или единовременной суммы). При этом автоматически рассчитываются суммы начисленных процентов за пользование заемными средствами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга и, если требуется, материальная выгода и соответствующий НДФЛ.
Если сотрудник возвращает деньги самостоятельно, то необходимо зарегистрировать документ "Погашение займа сотруднику" (раздел "Зарплата" – "Займы сотрудникам" – кнопка "Создать" – "Погашение займа сотруднику").
Документ "Погашение займа сотруднику" предназначен для фиксации факта внесения сотрудником суммы по займу вне графика погашения платежей. При вводе документа сначала идет погашение основного долга. Погашение процентов этим документом возможно только после погашения основного долга. При очередном расчете займов в документе "Начисление зарплаты и взносов" рассчитывается сумма основного долга, которая должна быть погашена на текущую дату, а также разница между этой суммой и суммой основного долга, погашенной внеочередным платежом – остаток к погашению.
Если остаток больше, чем очередной платеж по графику, то сумма очередного платежа по основному долгу не меняется, вычисляется новый процент от остатка суммы к погашению. Если остаток равен нулю, т. е. сотрудником внесен весь долг по займу, при начислении зарплаты вычисляется только материальная выгода и НДФЛ с нее. В том случае, когда сумма в счет возврата займа будет превышать сумму остатка заработной платы, которая может быть выплачена сотруднику после всех удержаний с более высоким приоритетом (НДФЛ, по исполнительным листам), за сотрудником образуется долг, который должен быть погашен внесением наличных непосредственно в кассу организации.
Факт уплаты долга через кассу в программе также можно зарегистрировать с помощью этого документа.