Такое бывает у всех: завтра приходят сотрудники налоговой с проверкой, а вы не можете найти важный договор. Кажется, что все потеряно, но это не так. Разбираемся, как можно исправить ситуацию.
— Подписать еще один экземпляр. Если партнер не против, можно напечатать договор заново и подписать. Тогда у вас будет новый оригинал документа.
Если партнер не соглашается или вам нужен документ со старой датой, то нужно заверять копию у нотариуса. Возьмите у контрагента оригинал, сделайте копию и принесите оба экземпляра нотариусу. Он сравнит документы и поставит подпись и печать «Копия верна»
— Найти договор в архиве. Если нужный договор заключен давно и контрагент уже закрылся, можно обратиться в архив. Копию можно искать в местном или судебном архиве, но на это может уйти несколько дней.
— Проверить переписку в почте. Если вы потеряли договор на поставку товаров или услуг, то налоговой будет достаточно переписки в электронной почте. Из писем должно быть понятно, что компании договорились о работе. Например, указаны объем работ и стоимость, а также сказано, что договор подписан и отправлен почтой.
— Подстраховаться на будущее. Лучше всего хранить договоры в одном месте, например, облачном хранилище, или использовать электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. Это можно делать с помощью различных IT-решений, в том числе, в Умной Логистике. В экосистеме хранятся договоры между вами и всеми контрагентами, а также ТТН, платежные и другие документы.