Как писать отчёты быстро, с пользой для себя и для карьеры

Сегодня поговорим про отчёты, которые приняты во многих компаниях для каждого офисного сотрудника. Это отчёты рабочего дня, учёта рабочего времени, отчёты о том, чем вы занимались весь день.

Раньше такие виды отчётов назывались хронометражем или фотографией рабочего дня.

У трудоголиков и людей, сосредоточенных на результате, карьере, необходимость писать такие отчёты обычно вызывает нервную дрожь. "Я и так работаю, перерабатываю, а должен ещё писать отчёт о том, как я писал отчёт!!!" — негодуют они. И по-своему правы: иногда в компании зашкаливающий микроменеджмент, и руководитель, чтобы отчитаться перед своими руководителями, требует с подчинённых расписывать каждый час.

Кто-то ведёт отчёты в специальных программах, кто-то по старинке в Excel, но вести их по-прежнему надо.

На двух последних местах работы мне приходилось описывать буквально каждый час, чем я занималась. Иногда мне прилетало даже за округления: когда я писала, что занималась задачей 50 минут, а по факту — 48. Конечно, многое объясняла пандемия: руководству надо было понять, кто ленивый и кого сокращать в первую очередь. Так что я имею многолетний опыт написания ежедневных отчётов.

А имеете ли вы такой опыт писать подневные отчёты? Можете сразу поделиться в комментариях.

Кто-то даже может не поверить, что ежедневные отчёты всё ещё существуют, для кого-то это полный бред. А кто-то фанат ежедневных отчётов и хронометражей.

Зачем нужны отчёты руководству

Не для галочки. И не потому что у них есть сомнения, что вы, вместо того чтобы пахать, тайком режетесь в мобильную игру или устраиваете личную жизнь на сайтах знакомств.

Отчёты нужны в первую очередь для того, чтобы оценить вашу загрузку — можно ли вам доверить ещё один проект, или стоит наоборот разгрузить, передав часть ваших задач менее "навьюченным" коллегам.

Где-то отчёты нужны по требованию иностранных инвесторов, высшего руководства, которые приехали навести шмон на филиал вашего офиса по своим собственным правилам.

Ещё отчёты нужны по простой причине, что когда мы подписываем трудовой договор — мы фактически продаём своё личное время за оклад. Это значит, что абсолютно каждая секунда из рабочего дня целиком и полностью принадлежит работодателю. И сотрудник обязан доказать в отчёте, что эти самые секунды он не тратит, а вкладывает в развитие и процветание бизнеса. Здесь время = деньги, и фактически с вас требуют настоящий бухгалтерский отчёт о затратах.

В часах, в течение которых вы выполняли ту или иную работу, будет оценена стоимость этой работы или проекта.

Как писать отчёты

Не будем сосредотачиваться на форме, алгоритме, ячейках Excel, где что должно быть указано — всё это индивидуально для каждой компании. Рассмотрим несколько лайфхаков из области планирования и тайм-менеджмента, которые позволят написать отчёт быстро и не тратить на него много времени.

• Заносите в отчёт результаты задач по мере их исполнения, так вам будет легче и быстрее в конце рабочего дня свести все данные или направить готовый файл руководителю одним кликом. Не стоит ждать, пока день закончится: ведь можно не всё вспомнить.
• По возможности группируйте задачи, чтобы не распыляться и не отвлекаться: на переключение с одной задачи на другую тоже затрачивается время, и за него придётся отчитываться. Разделите ваш день на "блоки": например, встречи, звонки, документы.
• Прописывайте отчёт в формулировках "задача-результат". Задачи лучше писать глаголами. Например: "Позвонить клиенту А", "Составить письмо поставщику Б" и т.п. Если задачи однотипные, так и пишите, что занимались группой таких задач, и какие были результаты.

это анекдот, если что :)

• Не привирайте и не приукрашивайте отчёт. Если задача не выполнена по причине внешних, объективных трудностей (а не вашей лени) — обязательно укажите об этом. Руководитель на то и руководитель, что должен вам помочь с этими трудностями. Любое привирание будет разоблачено рано или поздно.
• Не просто пишите отчёт — анализируйте его. Подмечайте, какие дела у вас идут туго, занимают много времени, а какие легко. Может быть, вы найдёте задачи, которые вы способны решить быстро, за 5 минут. Выполнив их, вы освободите больше времени под что-то другое. Также подмечайте по отчёту и по своему состоянию, когда у вас пики энергии, когда спады. Если позволяет корпоративная политика и ваша должность — меняйте задачи местами. Например, если вы всегда утром разбирали почту и надолго в ней зависали — попробуйте начать утро с продуктивного обзвона клиентов, а в почте покопаться ближе ко второй половине рабочего дня.

По закону Паркинсона, работа занимает ровно столько времени, сколько на неё было отведено. Отводите на отчёт не более 10-15 минут. Это позволит вам фиксировать информацию тезисно, без излишних изысков.

• Ещё полезный лайфхак — старайтесь отражать в отчёте цифры. Они вам пригодятся для карьеры в будущем. Эти цифры сложатся в ваше портфолио. Например, вы менеджер по продажам и проводите встречи с клиентами. Когда вы приходите на собеседование, вам могут задать вопрос: "Сколько встреч вы проводили в месяц?", "Сколько сделок закрывали?" и так далее. Если вы будете теряться в цифрах, ваши ответы сочтут неубедительными. Ещё цифры-результаты в отчёте позволят вам соревноваться с самим собой, достигать лучших результатов. Только смотрите, отмечает ли руководитель ваши успехи. Если не отмечает — не пора ли менять место работы?

А как вы относитесь к отчётам рабочего времени? Если в вашей компании это внедрено или было внедрено, бесило ли это вас? Делитесь в комментариях!

Подписывайтесь на канал, готовлю ещё материалы про карьеру, деньги и саморазвитие!