Все знают, что квитанции и чеки нужно хранить. Но как это сделать, не засорив квартиру пачками макулатуры? Сегодня мы разберемся в разных подходах к документообороту и попытаемся ответь на этот вопрос.
Способ №1. Складывать в папку в хронологическом порядке. Регулярно выкидывать бумаги «старше» трех лет. Чтобы документы лучше сохранились, лучше покупать папки с вклеенными файлами.
Способ №2. Складывать в электронную папку на ПК. К отсканированным квитанциям прикрепляется чек об оплате (горизонтально или вертикально – не важно). В наименовании документа указываются: год и месяц оплаты, цель платежа. Например: «2020-02-Электричество». Ежегодно накопленные файлы объединяются в один и отправляются в архивную папку с пометкой года.
Способ №3. Оплачивать все счета онлайн и сохранять скриншоты. После каждого платежа интернет-банк отправляет квитанцию с печатью. Чтобы квитанция не потерялась, лучше сделать скриншот и сохранить в специальной папке.
При необходимости, скриншот можно распечатать и использовать при возникновении спорных вопросов. Согласно статьям 67 ГПК РФ и 71 АПК РФ, снимки экрана были признаны «допустимыми доказательствами», не уступающими бумажным документам.
Способ №4. Хранить все файлы в облаке. Облачные сервисы – хороший выбор, когда не хочется забивать память ПК. Раз в год накопившиеся квитанции сбрасываются в ДропБокс, Гугл.Диск, Янедкс.Диск или любой другой сервис. Оцифрованные документы не «выедают» много памяти, так что некоторыми облачными хранилищами можно пользоваться бесплатно.
Способ №5. Хранить в бумажном и оцифрованном виде. Облачные сервисы и компьютер имеют свои недостатки. Необходим запасной вариант – если технологии подведут. Самый «железобетонный» вариант, спасающий от превратностей судьбы — разделять место хранения. Бумага отдельно, скан документа с резервной копией отдельно.
Способ №6. Ничего не выбрасывать. К сожалению, правило трех лет не всегда работает, иногда коммунальщикам требуются более «древние» документы. Спорить с Управляющими Компаниями без «бумажки» бесполезно. 100% гарантию защиты даст только один вариант – сохранение всех квитанций безотносительно к их дате.
Способ №7. Хранить не только квитанции. Как показывает опыт, иногда даже чеки из супермаркетов оказываются полезны. Купить зацветший хлеб или заплесневелый сыр легче, чем кажется. А вот обменять плохой товар на новый – целая наука. Поэтому держать чеки по 2-3 дня после совершения покупок бывает полезно.