Мы считаем MS Excel одним из величайших программных продуктов для бизнеса.
Он дал старт финансовому планированию и управленческой отчетности практически в каждой компании на начальных этапах становления операционных процессов.
Он также является, пожалуй, самым распространенным инструментом, действительно применяемым даже в зрелых компаниях для отдельных задач и целых бизнес-процессов интегрированного планирования.
Этот успех складывается из следующих ключевых его преимуществ:
1. Легкость освоения базового функционала – открыл и сразу начал вбивать цифры и общепонятные формулы
2. Невероятная гибкость – библиотеки формул и функций, любые возможности форматирования, связи таблиц любой сложности и проч.-проч.-проч.
3. Предельно дёшево – стоимость для компании можно назвать ничтожной по сравнению с корпоративными ИТ-решениями
Мы сами неоднократно стартовали бизнес и отдельные инициативы с применения именно Экселя в качестве начального инструмента для планирования, отчетности и автоматизации отдельных операционных процессов.
В деятельности даже крупных компаний реального сектора, эксплуатирующих лидирующие ERP-решения, мы постоянно сталкиваемся с применением MS Excel для решения задач, которые «упали» между стульев автоматизации – когда отдельные, но крайне важные логики обработки данных не смогли быть реализованы в корпоративных системах, и тогда Эксель выступает спасителем для операционного менеджмента, позволяя действительно выполнять важные задачи планирования, аналитики и отчетности.
Гибкость и легкость для быстрого старта – с этого всё успешно начинается в Экселе.
А дальше мы всё больше загоняем себя в ловушку:
- мы усложняем формулы и логики расчета;
- мы хотим вовлечь в процесс работы всё большее количество участников;
- мы желаем распределить права и состав доступа к отдельным данным;
- нам необходимо создавать версии планов и согласовывать их;
- нам требуется проведение план-фактного и даже факторного анализа;
- нам ещё бы это и это, и это…
И постепенно система таблиц, файлов, участников и взаимосвязей между ними разрастается настолько, что наш спаситель Эксель превращается в губителя:
- мы тратим невероятный объем усилий и времени для наполнения, проверки и корректировки всех наших данных,
- мы постоянно сталкиваемся с ошибками в формулах и случайно «сбитых» значений,
- мы постоянно ищем правильный файл с актуальной информацией;
- мы не знаем, почему мы сейчас пришли именно к этим версиям цифр, и какими они были изначально,
- мы подозреваем, что отдельная конфиденциальная информация может быть доступна тем, для кого она не предназначена
- и многое что ещё нас беспокоит, снижает эффективность работы и привносит риски в нашу деятельность.
Означает ли это, что нужно полностью отказаться от Экселя как инструмента для операционной деятельности? Скорее всего нет. Слишком существенны его преимущества для быстрого решения новых задач.
Но это означает, что важно вовремя себя остановить и перевести уже выстроенный процесс в специально предназначенное для этого цифровое пространство.
Такое цифровое пространство, которое в своем стандартном и отработанном функционале будет иметь как минимум следующие возможности:
- управлять целостностью и непротиворечивостью данных;
- распределять доступ к данным и манипуляции с ними;
- хранить историю изменений;
- создавать версии планов, сравнивать, утверждать или отклонять;
- управлять последовательностью задач, ответственными и сроками их исполнения;
- проводить план-фактный и факторный анализ для постоянного повышения качества планирования и исполнения;
- иметь возможность применения современных алгоритмов анализа данных, прогнозирования, планирования и оптимизации.
И ещё раз обратим внимание на то, что это должно быть частью стандартного функционала в едином информационном пространстве.
Ну и сам процесс, конечно же, тоже доложен быть выстроен и стать стандартом для взаимодействия всех его участников.
Только такой подход к автоматизации интегрированного бизнес-планирования позволит обеспечить качество и исполнимость финансовых и операционных планов компании.
Быстрый переход от сложной системы excel-файлов к единому цифровому пространству интегрированного планирования можно осуществить, например, на платформе Planiqum.
Небольшое видео про удобство настройки таблиц и форм их представления в системе:
И можно также заказать макет на Ваших данных с возможностью дата-аналитики для получения важных инсайтов для управленческих решений в Вашем бизнеса - по ссылке.