Бывало ли у вас такое, что вы весь день были чем-то заняты, а в конце дня понимали, что ничего полезного так и не сделали? Или может вам знакома ситуация, что ваши цели лежат в долгом ящике и вы так и не можете их достигнуть? В этой статье мы обсудим несколько приемов, которые помогут отсоединить зерна от плевел, нужное от второстепенного. Благодаря этому вы сможете сконцентрировать время и силы на том, что по-настоящему важно, и облегчить путь к своим целям. На эту тему есть замечательная фраза Катерины Ленгольд: "продуктивность напрямую связана не с тем, что делать, а с тем, чего НЕ делать".
Принцип Парето
В XIX веке итальянский социолог и экономист Вильфредо Парето заключил, что доходы распределяются неравномерно и 80 % из них сосредоточено в руках 20% семей. Но данный принцип пошел дальше и стал пониматься шире. В частности, он активно применяется в области эффективного управления временем. Для тайм-менеджмента принцип 80/20 понимается так: только 20% всего, что вы делаете, приносит вам 80% результата. Остальные же 80% усилий дают лишь 20% реальной пользы для жизни. Таким образом, смысл заключается в том, что нужно найти те самые полезные 20% вашей деятельности и сделать их приоритетом.
Например, во время изучения иностранного языка вы поняли, что именно те самые 20% практических занятий с носителем языка дали вам 80% результата. Не во время изучения грамматики, а во время практики разговора вы сделали наибольший рывок. После курсов будет логичным найти себе собеседника-носителя языка. Записаться в какой-нибудь разговорный клуб также будет полезнее, чем зубрежка учебников по грамматике.
Техника "Помидора"
Некоторые называют эту технику на итальянский манер "pomodoro", что в переводе и означает "помидор". Такое название родилось из истории изобретения этого приема. Франческо Чирилло, будучи студентом, хотел тратить на учебу минимум времени, но при этом не терять в качестве выполнения заданий. Для того, чтобы структурировать свою занятость, он попробовал во время решения конкретной задачи разбивать ее выполнение на временные отрезки. Они отделяли работу и отдых. Для того, чтобы засекать промежутки, он использовал кухонный таймер в виде помидорки. Так и появилось интересное название.
Суть техники заключается в том, что вам необходимо разбить время своей работы на "помидоры". Каждый такой отрезок времени составляет 25 минут, после чего вы делаете перерыв 5 минут. По истечении четырех "помидоров" делается большой отдых длиной в полчаса. Такие промежутки помогают во время работы не отвлекаться. Возьмите за правило, что пока идут 25 минут работы вы непоколебимо сосредоточены именно на ней. Можно даже включить звук таймера, чтобы яснее чувствовать ограниченность времени. 25 минут это обозримо и не так давит как час, 5 часов или весь день работы.
Так, например, если вы слышите звук смс на телефоне, вы знаете, что сейчас еще 15 минут работы и сообщение подождет до перерыва. Потом наступит 5 минут, которые вы можете занять перепиской с другом. Задачи могут поглощать вообще все время, отведенное на них. Поэтому если вы решили сделать сегодня в течение дня лабораторную работу, то вы и будете делать ее весь день. Вы могли бы выполнить ее и за два часа, но, зная, что впереди еще много времени, отвлекались на все подряд. "Помидоры" помогут быть включенным в решение задачи, из-за чего она выполняется намного быстрее, освобождая время для чего-то приятного.
Вы можете подобрать более удобные для вас временные интервалы труда и отдыха. Можно вычеркивать на бумаги потраченные "помидоры", чтобы отслеживать свою занятость. Для этого также существуют специальные приложения для ПК и смартфонов. Особенно такое планирование подходит при решении какой-то крупной задачи, которую сложно разбить на подзадачи. Или же, когда сложно представить, сколько каждая из подзадач займет времени. Тем не менее, как говорится, слона проще есть по котлетам. Распределение давления огромного проекта помогает без страха приступить к нему. Техника "помидора" учит самодисциплине.
Матрица Эйзенхауэра
Эта техника позволяет разделить дела по их приоритетности и срочности выполнения. Такой анализ способствует эффективному планированию. Принцип, который положен в основу создания матрицы проистекает из знаменитой фразы одного из американских президентов, Дуайта Эйзенхауэра. Звучит она следующим образом: "Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные".
Технология заключается в том, что нужно создать табличку с тремя столбиками: "задачи", "важно", "срочно". В первый столбик выписываются все задачи, во второй - ответ на вопрос "это важно?" ("да" или "нет"), а в третий - ответ на вопрос "это срочно?". Таким образом задачи делятся на четыре категории: "важные и срочные", "важные, но несрочные", "неважные, но срочные", "неважные и несрочный". Для визуализации их можно распределить по четвертям координатной плоскости, образованной осями срочности и важности. Это и есть матрица Эйзенхауэра. Может также быть в виде таблички.
В квадрате А, "важно и срочно", располагаются задачи, которые необходимо сделать немедленно. Сюда попадают так называемые "горящие" дела. Этот квадрат вызывает больше всего стресса. Например, сдать долги по учебе. Пустота в этом квадрате является признаком того, что вы грамотно планируйте свое время.
Квадрат В, "важно и не срочно", попадают те дела, которые в перспективе сделать необходимо, но срок их завершения еще далеко. Однако это не значит, что с ним теперь можно ничего не делать. Наоборот, постепенное выполнение задач из этого квадрата позволяет не перейти им в опасный квадрат А. Эти занятия должны формировать основу планирования, так как они являются приоритетными при условии, что квадрат А пуст. Пример такой задачи - написание диплома к концу года.
Квадрат С, "не важно, но срочно", включает в себя ту рутину по сути не важных, но отнимающих время дел. Это то, что нам приходится делать, хоть и не приближает нас к каким-то значимым целям. Например, уборка дома, стирка, глажка, поход в магазин и т.п. Можно подумать над их оптимизацией и ускорением, чтобы сохранять время и силы для действительно важного.
Квадрат D, "не срочно и не важно". Сюда обычно попадают так называемые поглотители времени. В большинстве случаев от этих задач можно избавляться без какого-либо ущерба для себя, но с высвобождением времени. Примерами дел из этого квадрата могут служить зависание в компьютерной игре или просмотр сериала.
На канале можно почитать также и о других техниках тайм-менеджмента, например, статья о постановке целей или о колесе баланса. Расскажите в комментариях о том, что Вам помогает управлять временем и проживать свою жизнь эффективно?
Литература:
1. Катерина Ленгольд. Просто космос. Практикум по Agile-жизни, наполненной смыслом и энергией. - Мск: Манн, Иванов и Фербер. - 2018
2. Дэн Кеннеди. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. - М.: Альпина Паблишер, 2013 - 199 с.