Лекторы нашего учебного центра настаивают на совместной работе над договором поставки юриста и бухгалтера, но не у всех компаний есть такая возможность. Поэтому сегодня статья о том, как распределить согласование договора между сотрудниками из тех, что есть.
Утвердите лист согласования договора поставки. Составьте форму, в которой должны быть следующие данные:
- Наименование контрагента
2. Договор
3. Менеджер, который будет работать с поставщиком
4. Профиль поставщика – что за услуги оказывает, что поставлять планирует
5. НДС – если есть, по какой ставке
6. Далее пропишите все те службы, которые должны оценить разумность договора со своей точки зрения: бухгалтер, юрист, финансовый директор и т.д. Пусть представитель каждой службы знакомится с договором под личную подпись, оставляя свои замечания и указывая дату ознакомления.
7. Срок договора
Все замечания нужно принять во внимание, составить допсоглашения или протокол разногласий.
Поскольку мы тут больше про бухучет, то давайте посмотрим, на что стоит обратить внимание бухгалтеру.
- Вид товара и заявка на его приобретение. Если заявка приравнивается к устной договоренности, это надо указать в договоре. Если в письменной – сохраните копию заявки, если ИФНС затребует.
- Какими документами сопровождается поставка. Ко всем соглашениям (договорам/контрактам) должны прилагаться все приложения, дополнения, неотъемлемые части (листы согласования, спецификации цены, расчеты, сметы и т.д.). Если какой-либо из документов является неотъемлемой частью договора, то он должен быть прикреплён к договору. Если его нет – значит, условие из договора убираем и заменяем на альтернативный. Если поставщик работает с НДС, а в договоре сказано, что с поставкой он представляет только ТН , то вносим правки в договор – для вычета НДС нужен счет-фактура. Расторжение договора тоже подкрепляется бумагами: письма о намерениях, соглашениями о расторжении, претензиями по исполнению обязательств или документами об их отсутствии.
- Доставка товара. Кто доставляет, на каких условиях. ИФНС сейчас запрашивает подтверждающие документы: товарно-транспортную накладную, транспортную накладную.
- Система налогообложения, которую применяет поставщик. Освобожден ли он от НДС?
- Момент перехода права собственности на товар.
- Реквизиты сторон, которые обязательно должны быть в договоре. Сейчас налоговики часто запрашивают деловую переписку и контактные данные лиц, через которых шло взаимодействие с контрагентом. Реквизиты мы подробно перечисляли уже в одном из постов из этой серии, в сторис повторим ссылку на него.