Идеальной воронка подбора бывает только в статьях у консалтеров.
На практике такой она может быть только если взять 1 вакансию, собрать по ней данные и нарисовать диаграмму.
А в обычной реальности, когда количество вакансий измеряется сотнями, а количество кандидатов - тысячами - это, пожалуй, самый сложный инструмент оценки эффективности процесса подбора.
Давайте рассмотрим "грабли", на которые не стОит наступать при автоматизации воронки подбора.
1. Не проговорить запрос с заказчиком.
А зачем, ведь с этой воронкой и так все понятно, про нее написана тонна статей от гуру HR-аналитики)
Чем чревато?
Собираем все данные за период, по каждому этапу, формируем воронку, вроде все ок?
А вот и нет.
В одной воронке замешаны несопоставимые данные: отклики на все вакансии, а не на закрытые. Т.е. в этой воронке можно увидеть какой-то вал объема работы команды, но не конверсию откликов в наймы.
2. Начать работать с данными не изучив процесс внутри ATS (или другой ИТ-системы).
Какие есть этапы процесса?
Эти этапы единые для всех вакансий или есть варианты?
Например, этап "ревью менеджера". Это по итогам собеседования? Или после рассмотрения пула резюме?
Чем чревато?
Можно перепутать этапы и показать рекрутменту аналитику, далекую от действительности.
3. Не разобраться в процессе и не узнать, что и как делают рекрутеры при работе над кандидатами и вакансиями.
Системы это хорошо, но никогда не бывает лишним поговорить с людьми, которые работают в этих системах. Можно узнать много интересного 😊
Например, когда в работе команда рекрутмента 10 вакансий разработчика Python или 10 менеджеров зала супермаркета. Как это выглядит в ИТ-системе? Как 1 вакансия с цифрой "10" или как 10 отдельных?
Надо сказать это до сих пор больное место ATS систем, которые не умеют корректно работать с массовым подбором.
Несколько лет назад мы с моей коллегой Гульнарой в ТЗ для одной широко известной ATS вводили в процесс такой шаг, чтобы упростить жизнь рекрутерам массовки и теперь у этой ATS это внедрено под названием "мультивакансия". Но так есть не во всех системах и это боль для аналитики сроков и воронки для массовки.
Чем чревато?
Перекосом в анализе данных, некорректном результате, необоснованных "инсайтах".
Если все кандидаты процессились по 1 заявке, а для оформления под финалистов создали еще 9, то представьте сами какая будет воронка в этом случае по первой и остальных 9 позициям?
4. Не разобраться с хранением данных в базе данных.
Кроме технических особенностей, это последствия 2х предыдущих пунктов.
Незаполненные должности в штатном расписании и вакансии в работе отдела подбора персонала – это одни и те же данные? Спойлер, вряд ли)
Закрытые вакансии и оформленные на работу кандидаты – это одни и те же данные? Тоже вряд ли)
Чем чревато?
Можно использовать не те источники и сравнивать несопоставимые данные. Например, можно задублировать отклики и выкатить заказчику воронку с конверсией в 1%, подвергнув шоку всех причастных к процессу :)
5. Не разобраться в терминологии процесса и не договориться о понятиях.
Например, кандидат - это человек в принципе или это человек применительно к конкретной вакансии? В английском для этого есть 2 термина - Candidate и Applicant. В русском обычно кандидат остается человеком, а его отклик на вакансию - это отклик.
Или вакансия – это вакантная позиция в штатном расписании или заявка на подбор кандидатов на вакантную позицию?
Чем чревато?
Суммируя отклики можно назвать их кандидатами. Учитывая, что 1 кандидат может откликаться на несколько вакансий и процесситься тоже не по одной, можно завысить количество рассмотренных людей нужного профиля.
А теперь 5 важных шагов, чтобы все сделать правильно 😊
1. Поговорите с заказчиком и узнайте потребность
2. Посмотрите в систему-источник, узнайте как устроен процесс, который вы собираетесь анализировать
3. Изучите процесс интеграции базы данных с системой источником и систему хранения данных в базе
4. Поговорите с рекрутерами, узнайте о процессе, посидите у них за спиной и посмотрите как они работают в реальности (а не по задумке разработчиков ATS)
5. Обсудите терминологию, не полагайтесь на свое понимание слов. Бытовой смысл не всегда совпадает с профессиональным термином
Будьте внимательны, общайтесь с коллегами и красивых всем воронок подбора!)
Еще больше заметок из сферы HR-аналитики в телеграм-канале "Красивая аналитика"