Тема личных границ сейчас на волне популярности: мы уже не стесняемся говорить о том, как с нами можно, а как нельзя. Просим медицинские справки у новых партнеров, а при заключении договоров с новыми контрагентами запросить документы по списку не краснеют только юристы. Во многих компаниях их нет, поэтому сегодня мы продолжаем говорить о том, как не пожалеть о том, что проверили не все, потому что просто не знали, что именно спросить!
Запрашиваем у потенциального контрагента:
- Актуализированные уставные документы. Они не относятся к коммерческой тайне
2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица – ОГРН
3. Свидетельство о присвоении ИНН
4. Карточку с реквизитами (подробности по ней ниже)
5. Протокол или решение об избрании руководителя юрлица
6. Если договор заключается не с директором, то доверенность или приказ на представителя компании
7. Если в карточке с реквизитами компании образцов подписей нет, то банковскую карточку с ними
8. Декларации по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (при УСН – декларацию). Если поставщик отказывается ее показывать, то есть две альтернативы:
- пусть предоставит титульный лист и раздел 1 декларации (где видна сумма налога к уплате) и извещение о вводе декларации с отметкой ИФНС о принятии
- вы направляете официальный запрос в ИФНС по месту учета контрагента с запросом информации о налоговой недоимке, налоговых правонарушениях, наличии признаков фирмы-однодневки, нахождению по юридическому адресу из ЕГРЮЛ и т.д. Налоговики могут предоставить информацию, которая не является налоговой тайной. ИФНС может вам и отказать – важно, что сам факт того, что вы от чистого сердца хотели проявить должную осмотрительность при заключении договора, зафиксирован.
9. Справку ИФНС о состоянии расчетов с бюджетом. Справка должна быть выдана не позже 1 месяца. Информация обо всех начисленных и уплаченных налогах видна в справке по форме КНД 1160080. Если контрагент откажется ее представить, то тогда запросите справку об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов (код формы 1120101). Для подстраховки запрашивайте эту форму и выписку из книги продаж по вашей компании ежеквартально – документы потребуются для вычета входного НДС и признания налоговых расходов.
10. Правоустанавливающие документы на помещения офиса и склада, которые нужны для сделки
11. Если предмет сделки – имущество, то и на него нужны правоустанавливающие документы
12. Лицензия на ведение деятельности, если для нее лицензия нужна
13. Документы о членстве в СРО, если они нужны
14. Актуализированная выписка из штатного расписания (без окладов, без ФИО, просто список должностей и количество штатных сотрудников)
15. Информацию о том, какие трудовые ресурсы контрагент собирается задействовать для выполнения работы в рамках договора с вами: достаточно ли у него штатных работников или он нанимает подрядчиков. Стеснятся этого пункта не стоит, потому что, если вы не докажете, что проверили физическую возможность выполнения работ, то есть риск, что вам доначислят НДС, если контрагент привлекал «в серую» работников и не платил НДС, или покупал «бумажный» НДС.
16. Для проверки паспортных данных на действительность и для сравнения подписи на документах, можно при личной встрече попросить взглянуть на паспорт. Копию лучше не делать, но если вы все-таки, хотите ее иметь, то это возможно только с письменного согласия владельца паспорта на обработку персональных данных. Вообще, все, что касается нарушений в области персональных данных, карается огромными штрафами, потому, чтобы уж точно не ошибиться, предлагаем посмотреть семинар на эту тему.
Теперь вернемся к четвертому пункту. Какие данные должны быть перечислены в карточке компании?
- Полное наименование
- ИНН
- КПП
- ОГРН
- Юридический адрес
- Почтовый адрес
- Телефон
- ОКТМО / ОКВЭД
- Реквизиты расчетного счета (номер, наименование банка, БИК, к/с)
- Система налогообложения
- Генеральный директор, на основании чего действует
- Адрес электронной почты.