Нужен ли контроль на работе? Конечно, да. И не потому, что одни сотрудники хорошие, другие плохие. Необходимость в этом продиктована законами природы, так устроен человеческий организм. Мы стремимся рационально использовать собственную энергию с целью выживания.
Опытные руководители знают, что есть сотрудники, «имитирующие» работу, поэтому всегда нужны определенные инструменты контроля. Они помогают отличить специалиста, грамотно распределяющего усилия от того, кто просто «пускает пыль в глаза».
Отсутствие контроля – плохо?
Что происходит, когда руководитель уделяет недостаточно внимания тому, чем занимаются его подчиненные? В коллективе начинают привыкать к режиму «не поругали – значит, все хорошо». Но на самом деле работа протекает медленно и кое-как. А конкретно – нарушаются процессы:
- чрезмерные траты времени. Без контроля и взаимодействия с руководителем по ходу выполнения разных задач подчиненный работает чисто интуитивно. Он не может знать, правильно ли все делает, результат предсказать также нереально;
- интерес сотрудников пропадает. Не просто так одним из основных методов сплочения команды называют планерки, «летучки» и другие собрания с менеджерами. Это и регулярный контроль, и способ мотивации специалистов;
- теряется понимание бизнес-процессов, степени загруженности подчиненных – отдельно взятых или даже целых подразделений;
- руководитель упускает право требовать. Любая просьба или обращение могут вызвать пассивную реакцию со стороны сотрудника: «У меня и так есть дела», «Почему именно я?», «У меня не получится».
Тайм-менеджмент – хорошо
Эффективность каждого сотрудника зависит от того, как в общем распоряжаются рабочим временем в компании, существует ли единый подход к тайм-менеджменту. Иногда руководители забывают об этой важной составляющей. В большинстве случаев от подчиненных требуют отчет: об итогах работы, о затраченных ресурсах. Но время дороже денег. И если научить специалистов чаще «смотреть на часы», им легче стать продуктивнее по многим параметрам. Можно научиться:
- расставлять приоритеты;
- меньше стрессовать или совсем избавиться от этого состояния;
- открывать для себя новые временные ресурсы;
- попадать в дедлайны;
- контролировать собственные жизненные процессы, даже не имеющие отношения к работе.
С чего начинается тайм-менеджмент? Специалистами давно разработаны основополагающие принципы, которые легко применить на практике:
- распределять задачи на срочные и второстепенные;
- в первую очередь выполнять важную работу, чтобы она не превратилась в срочную;
- разделять задачи на несколько частей, определять для каждой из них конкретные сроки. Это поможет быстрее справиться с работой;
- не откладывать мелкие задачи в долгий ящик;
- иметь резерв времени на выполнение срочных задач, чтобы не менять текущих планов;
- фиксировать идеи и мысли на бумаге или в электронном блокноте, чтобы не засорять голову лишней информацией;
- выделять время на планирование предстоящей работы и анализ результатов.
Автоматический контроль – идеально
Кажущиеся на первый взгляд сложными правила тайм-менеджмента на самом деле легко сделать частью жизни компании. В этом помогают специальные программы учета рабочего времени. Регулярно контролировать часы, дни, недели и месяцы возможно с системой CrocoTime. Это ПО позволяет:
- фиксировать начало и окончание рабочего дня специалистов, перерывы, опоздания;
- анализировать статистику каждого сотрудника, отдела, подразделения для оценки их эффективности;
- получать отчет об используемых в работе ресурсах, сайтах, приложениях и т.д., автоматически разделенные на нужные и отвлекающие;
- планировать график работы, основываясь на полученных ранее данных;
- проконтролировать, сколько времени уходит у сотрудников на выполнение разного рода задач;
- провести оценку KPI;
- в случае необходимости перераспределить нагрузку сотрудников, тем самым увеличить их продуктивность.
Пользователи CrocoTime отмечают, программа не только способна повысить эффективность команды. Лояльный контроль положительно влияет на атмосферу внутри коллектива. Система дисциплинирует сотрудников, а их действия – прозрачны. Люди способны видеть, оценивать свои успехи и неудачи. Так они учатся избегать промахов, управлять своим временем и становиться успешными.