Если вы – работодатель и у вас есть дистанционные сотрудники, то вы обязаны обеспечить их всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества.
Личный компьютер, автомобиль, сотовый телефон - это лишь часть того, что ваш сотрудник может использовать в своей работе.
По общему правилу, размер возмещения расходов вы определяете самостоятельно и фиксируете договоренность в трудовом договоре или приложении (соглашении) к нему.
С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась статья 312.6, которая четко регулирует этот вопрос.
В договоре или дополнительном соглашении к нему необходимо определить и условия выплаты компенсации.
Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты.
Непременно укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.
При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами. Вы как работодатель обязаны указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или соглашении к нему.
Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций .
Размер компенсации устанавливается соглашением между вами и работником, однако есть нюанс: предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:
• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя.
Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем.
Можно ли установить размер компенсации за ноутбук, стоимостью 100 тыс. рублей, скажем, в размере 50 тыс. рублей в месяц ? Помните про ст. 252 НК РФ: организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов. Суть претензий будет проста: ФНС попытается переквалифицировать такую компенсацию в оплату труда, а вы будете через суд доказывать, что такая сумма экономически обоснована.
Минфин любезно предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией: взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы , а для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.
ФНС считает, что для получения компенсации мало допсоглашения к договору. Надо еще представить документы, подтверждающие право собственности на личное имущество.
А какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Ответа на этот вопрос нет, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.
Но документы надо предоставить.
У вас должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но какие конкретно ФНС не разъясняет. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация. Но это не точно…
Про налоги еще раз:
Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
🖇 Для любителей почитать первоисточники: Письмо ФНС от 13.11.2018 за № БС-3-11/8304@; пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 08.12.2006 за № 03-03-04/4/186; Письмо Минфина от 23.03.2018 за № 03-03-06/1/18366; Письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672; Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и Письмо ФНС от 27.01.2010 за № МН-17-3/15@.
#мспживи