Эффективное и рациональное использование имеющегося времени – залог интересной, увлекательной и успешной жизни. Мы подобрали самые работающие и простые правила эффективного планирования времени.
Правило 1‑3‑5
Суть: в день мы можем решить только 1 большую задачу, 3 средние и 5 маленьких. Получается всего 9 дел. Применяя правило «1-3-5», мы можем максимально рационально и эффективно использовать своё рабочее время, изначально планируя на день не больше 9 дел. Это позволит избежать перегрузок, стрессов, дедлайнов и, наконец, разгрести рабочие завалы.
Правило трёх
Автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бейли рекомендует делать в день всего 3 дела. Для увеличения своей продуктивности достаточно выделить три самые важные задачи и сфокусироваться на их выполнении. Не пытаться выполнить, например, все 10 пунктов в чек-листе, а сделать сегодня 3, завтра новые три и так далее. Правило трёх можно использовать для постановки целей на неделю, месяц и год.
Приём 10 минут
Если тебе сложно начать что-то делать, и ты всё время откладываешь это занятие, скажи: «Я буду это делать только 10 минут, а потом перестану». Скорее всего, приступив к делу, ты уже не сможешь бросить его на полпути.
Pomodoro
Автор методики – Франческо Чирилло. Он придумал её специально для тех, кому сложно долгое время фокусироваться на одном и том же. Техника работает так: установи таймер на 25 минут. В течение этого времени занимайся делом. Сделай перерыв на 5 минут. Вернись к делу снова на 25 минут. Через 4 повторения устрой длинный отдых на 30 минут. Pomodoro подходит ученикам и студентам, которые готовятся к экзаменам. Также техника позволяет отследить, сколько конкретно времени занимает дело.
Метод 90/30
Как утверждают исследования Перетза Лафи, специалиста The Enchanted World of Sleep, 90 минут – время, в течение которого человек может быть максимально эффективным в своей деятельности. А 30 минут, по мнению нейрофизиолога Натана Клейтмана, – время, достаточное для полноценного отдыха и восстановления.
На этом принципе основывается работа метода 90/30. В течение первых 90 минут ты активно работаешь над решением самой важной задачи. После получасового перерыва переходишь к выполнению следующего по важности дела (новые 90 минут), затем снова отдых и так далее.
Среди поклонников этой техники литературный критик Бенджамин Че Кай Вай, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, писатель и блогер Тони Шварц и предприниматель Томас Оппонг.
Метод 52/17
Частный вариант предыдущей методики. 52 минуты ты работаешь, 17 отдыхаешь. Подойдёт тем, кому сложно эффективно работать на протяжении 90 минут. Сервис по трудоустройству The Muse, используя программу DeskTime, провёл эксперимент «The Rule of 52 and 17», в ходе которого была доказана эффективность этой техники, а также отсутствие усталости у участников.
Поедание лягушек
Мотивационный коуч и автор многих книг по саморазвитию Брайан Трейси «лягушками» называет сложные задачи и неприятные дела, которые делать не хочется, но нужно. Он предлагает «съесть лягушку» с утра – сделать одно такое дело. Вдохновившись этим, тебе будет проще в течение дня переходить к решению других задач. Кроме того, так ты обеспечишь себе хорошее настроение с самого утра.
Временные блоки
Составляя список дел, сложно представить, сколько времени оно займёт. «Купить продукты» и «подготовить отчёт» – задачи, абсолютно разные по объёму и важности. Метод «Временные блоки» переносит задания на календарь. Что позволяет визуально контролировать время и распределять его на разные поручения. Пробуй выполнять задачу, не переключаясь на другие.
Getting Things Done
Система продуктивного управления временем придумана бизнес-коучем Дэвидом Алленом. Идея GTD сводится к выполнению следующего:
- Записать все дела в Inbox.
- Сортировать их по приоритетности, категориям и срокам готовности.
- Периодически просматривайте список: вычёркивайте сделанное, меняйте приоритеты, переносите даты.
- Когда всё рассортировано, приступайте к делам. Начинайте с простых задач, на решение которых уйдёт 5 – 10 минут.
Zen to Done
Эта методика рационального использования времени родилась из предыдущей. Авто блога, посвящённого развитию личной эффективности Zenhabits, Лео Бабаута усовершенствовал технику GTD Дэвида Аллена, добавил в неё нотку дзена и вывел свои правила:
- Соберите всю информацию в Inbox.
- Просматривайте и обрабатывайте записи сразу.
- Составляйте планы на день, записывайте задачи на неделю.
- Выполняя задание, фокусируйте внимание только на нём.
- Составляйте короткие и простые чек-листы.
- Распределите задачи по категориям.
- Регулярно удаляйте лишние и выполненные цели.
- Записывайте коротко и ясно. Упрощайте дела.
- Соблюдайте распорядок дня.
- Делайте то, что вам действительно интересно.
Правило двух минут
Рекомендация из системы GTD. Даже если вы не следуете методике Аллена, используйте это правило в повседневной деятельности: если выполнение задания займёт не более 2-х минут, сделай его сразу. Это позволяет разгружать списки и плавно идти к решению более масштабных и важных задач.
Канбан
Японская техника тайм-менеджмента для визуализации рабочего процесса. Наглядно показывает, какие задания выполняются сейчас, к каким нужно приступить в ближайшее время, какие завершены. Используй стену, доску для стикеров или специальное приложение для создания трёх категорий дел: «Сделано» (Done), «Делаю» (Doing), «Сделать» (To do). Расположи задачи в соответствующие разделы.
Zero Inbox
Мерлин Манн, эксперт тайм-менеджмента и писатель, доработал методику GTD, предложив такое дополнение: держать Inbox пустым. Для этого необходимо разбирать входящие задачи сразу, как они поступят: выполнить, отложить, удалить, делегировать, ответить. Сделать это помогает автоматическая настройка фильтров в Inbox, программы для сортировки документов и умные папки.
Fresh or Fried
«Свежий или жареный». Создатель техники – блогер Стефани Ли. Автор утверждает, что утром ты обладаешь «свежим» умом, а чем ближе дело к вечеру, тем более «прожаренным» он становится. Учитывай это, планируя дела на день. Вечером составь список задач на завтра, разместив самые важные и сложные задачи («лягушки») на утро. Менее значимые и более приятные задания оставь на вторую половину дня. По мнению Стефани, её способ поможет тем, кто вечером понимает, что очень устал, хотя и не сделал половины из того, что планировал.
Метод айсберга
Создание собственной базы знаний от автора книги «Я научу вас быть богатым» Рамита Сети: сохраняй всю приходящую к тебе информацию (статьи, письма, заметки) в одном месте, например, в Notion, Evernote или любом другом документе. Рассортируй по категориям, папкам, при помощи меток и заметок. Раз в 4 – 6 недель просматривай скопившийся материал на предмет полезности и нужности. Если информация потеряла актуальность, удаляй её или архивируй.
Автофокус
Марк Форстер, эксперт тайм-менеджмента, создал систему «Автофокус», которая, по его мнению, подойдёт творческим людям, которым сложно даётся GTD. Составь список всех дел без какого-либо порядка. Выбери срочные – сделай их. Переходи к выполнению более приятных для тебя заданий. Если что-то не закончил, запиши в конец списка, чтобы вернуться к этому позже. Повторяй это каждый день.
Матрица Эйзенхауэра
Дуайт Эйзенхауэр, американский президент, для решения задач составлял такую матрицу: «Важные и срочные», «Срочные, но неважные», «Важные, но несрочные», «Несрочные и неважные». Заполни таблицу по этому принципу и увидишь, что из дел стоит сделать в первую очередь, что может подождать, а от чего и вовсе можно отказаться.
Метод 4D
Впадаешь в ужас и ступор при виде своего списка дел? Используй метод Эдварда Рэя, мотивационного писателя. Нужно запомнить 4 слова на букву «D»:
Do – сделать. Сделай задачу, как только она появится.
Delegate – делегировать. Не успеваешь сделать, передай задачу другому.
Delete – удалить. От выполнения некоторых дел можно и вовсе отказаться.
Delay – отложить. Слишком большие задания можно разделить на несколько подзадач. Поставь сроки для реализации каждого пункта.
Хронометраж
Глеб Архангельский, специалист в области управления временем, уверен, что успех продуктивности заключается в том числе в том, чтобы фиксировать время, которое тратится на ерунду. Это учит быть более внимательным к тому, чем вы занимаетесь. Фиксируй всё, что ты делаешь. Записывай, сколько часов потратил на работу, социальные сети, компьютерные игры, отдых, общение с друзьями. Через 2-3 недели проанализируй записи. Найди свои «хронофаги», сделай выводы и постарайся их устранить.
Метод Тима Феррисса
Эксперт продуктивности Тимоти Феррисс предлагает организовывать работу, основываясь на двух принципах:
- Правило Парето 80/20. 80% дел можно сделать за 20% времени. Оставшиеся 20% дел займут 80% времени.
- Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отведённое ей.
Чтобы всё успевать – нужно верно фокусироваться. Работай 20% от своего времени, но делай самые важные и значимые дела. Оставшиеся 80% занимайся повседневной текучкой. Это позволит избежать переутомления, при этом двигаться к приоритетным целям.