Что такое деловое письмо? Деловая переписка ведется с сотрудниками и партнерами. Так как мы ведем переписку от лица компании, письмо представляет именно ее. А значит такое письмо должно формировать положительный имидж компании.
Каким должно быть деловое письмо?
- достаточно коротким
- простым для восприятия (короткие предложения, отсутствие терминологии и сленга, стилистическая нейтральность)
- грамотно написанным
- аккуратно оформленным
- касаться одного вопроса, чтобы внимание получателя не распылялось
Просто, да не совсем. По сути, ваше письмо – та же презентация, только сопроводить ее голосом и жестами у вас нет возмож, у вас есть только текст. Значит, к тексту должно быть особенное внимание.
Самое главное в деловом письме – стиль и структура.
Стиль
Как можно произнести фразу «Что еще от меня нужно?»
- Со спокойным интересом, чтобы собеседник изложил список действий.
- С раздражением: сколько можно загружать вас бесполезными задачами?
Какой из этих вариантов дорисует у себя в голове адресат письма, увидев этот вопрос? Если он будет в плохом настроении – пиши пропало. Лучше перефразируйте фразу, сделав ее более нейтральной: «Чем еще я могу помочь?»
Структура делового письма
1. Начало письма
Чтобы письмо открыли – указывайте тему. К примеру, вы организуете благотворительную поездку в собачий приют. Чтобы не потерять письма в бездне под названием «Благотворительность», уточняйте аспекты в теме: «Приют – сбор средств» или «Приют – время выезда».
Элементарной вежливостью – приветствием и обращением – пренебрегать не стоит: вы все-таки не пишете письмо просто так, вам что-то нужно от адресата. «Добрый день, Алена! Вышлите, пожалуйста, образец договора». Будьте внимательны к именам: не называйте Алексеев Александрами, Марин – Мариями, а Алён – Еленами. Наталья и Наталия тоже могут обидеться.
Кстати, забудьте формулу «Доброго времени суток» – если, конечно, не хотите вернуть адресату его 2001-й. «Добрый день» или «Здравствуйте» – достаточно нейтральны.
Прежде чем приступить к разговору о деталях, напомните, зачем вы пишете. Дайте адресату понять, вы что-то предлагаете или сообщаете, просите совета или помощи. Например: «Я пишу по вопросу…» или «Направляю ответ на ваше обращение от…».
2. Основная часть
Не начинайте издалека. Если вы пишете: «Сообщаю, что ваш заказ отправлен со склада и передан в службу доставки…», а заканчиваете сомнениями, что адресат получит свой товар вовремя – это вызовет раздражение. Пишите прямо, начинайте с сути: «Сообщаю, что ваш заказ может поступить на ПВЗ позднее обозначенной даты» – а дальше излагайте подробности.
Что еще важно?
– В основной части письма должно быть 1-3 и более абзацев.
– Каждый абзац – 1-3 предложения.
– Предложения внутри абзаца должны быть связаны по смыслу и стилистически.
– Не пишите предложения по три строки, будьте кратки.
– Дозируйте количество смайлов.
3. Заключение
Это буквально один абзац, пара предложений. Подведите итог письма, резюмируйте написанное ранее, призовите к действию. Например: «Надеюсь получить от вас документы…»
4. Подпись
Оставлять в подписи имя, должность, контакты и логотип компании – не только то же самое, что дать визитку. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.
***
Вот и все. Перечитайте письмо и проверьте его на ошибки – чтобы не испортить впечатление адресата о вашей компании и о вас лично – и отправляйте. Если вопрос срочный, не лишним будет сразу связаться с получателем: удостовериться, что он получил письмо и спросить, когда ждать ответа. Если срочности нет – хороший тон отвечать на письма в течение 24 часов.
Не забывайте об этом и вы, получив очередной мейл.
Читайте также: Делегируй, мотивируй, развивай
