В восьмой части обзора рассмотрены следующие темы (введение и список остальных частей здесь):
- Поля «Предыдущая страница» и «Формула»
- Скрытие разделов в Writer
- Ещё раз о совместимости
Поля «Предыдущая страница» и «Формула»
Весьма типичной ситуацией является составление сопроводительного письма, с которым отправляется основной документ и не менее типичной ситуацией является, когда в таком письме необходимо приводить данные, которые в основном документе встречаются по нескольку раз (например всё те же упоминавшиеся выше регистрационный номер и дата составления документа). Если основной документ может иметь ещё и различное количество страниц, а указание таких данных в письме также является обязательным, то лучше это автоматизировать.
Прежде всего, необходимо добавить в документ заготовку для сопроводительного письма и разместить её в самом конце. Довольно часто при составлении документов на его страницах проставляются их номера, причём на самой первой странице номер не ставится. В Writer такого можно добиться, если самую первую страницу документа сделать титульной – присвоить ей стиль «Первая страница» (см. часть 5 обзора, раздел «Параметры страницы и вставка титульных страниц») и в колонтитулах остальных страниц (которые будут иметь стиль страницы «Базовый») проставить их номера вставкой соответствующего поля. Из этого следует, что заготовка сопроводительного письма также должна быть сделана титульной страницей. Далее возможны два варианта. Рассмотрим сначала первый, когда основной документ печатается с одной стороны листа. В Writer предусмотрено поле «Предыдущая страница»:
Если такое поле вставить в заготовку сопроводительного письма, размещённую в конце основного документа в качестве дополнительной страницы, то она будет показывать число, равное числу страниц в основном документе. Иными словами, можно организовать так, чтобы в сопроводительное письмо к документу сами собой будут подставляться номер этого документа, дата его составления и число листов в нём:
Теперь рассмотрим другую ситуацию: основной документ печатается с обеих сторон листа. В этом случае пригодится другое поле – «Формула»:
Это поле может содержать математическое выражение, результат вычисления по которому отображается в тексте документа. Вводится это выражение в соответствующий раздел диалогового окна. В случае подсчёта числа листов в документе при двусторонней печати текст формулы таков:
(PAGE-1)/2 ROUND 0
Работает она следующим образом. В Writer есть ряд встроенных переменных, к значениям которых можно обращаться – в данном случае это переменная PAGE, которая содержит в себе число страниц в редактируемом документе. Из этой переменной вычитается единица (тем самым учитывается «лишняя» страница на сопроводительное письмо) и делится на два. Полученный результат при помощи функции ROUND округляется до ближайшего целого числа – число "0" после обозначения функции как раз и означает количество знаков после запятой. Список других функций, которые можно использовать, и их синтаксис (правила написания) можно посмотреть в справке по LibreOffice (клавиша [F1]). Как нетрудно догадаться, поле «Формула» можно использовать вместо «Предыдущей страницы», указав следующее выражение:
PAGE-1
Важно упомянуть также один нюанс. Обратите внимание: на приведённом выше рисунке с образцом сопроводительного письма его текст размещён внутри ячейки таблицы (она тут используется как инструмент вёрстки документа). Дело в том, что в Writer формула может быть присвоена самой ячейке таблицы – этот текстовый редактор поддерживает простые вычисления, подобно табличным процессорам Calc, Excel и т. д. В связи с этим вышеприведённое поле «Формула» нужно разместить сначала в документе за пределами таблицы, а после этого скопировать в буфер обмена и вставить в нужное место письма – в строчку с первым пунктом в списке приложений.
При использовании Word действовать нужно несколько иначе. Пустую страницу для заготовки сопроводительного письма лучше вставлять в виде нового раздела – для этого достаточно добавить в конце основного документа символ «Разрыв раздела». Так как документ Word по умолчанию состоит из одного раздела, то при вставке разрыва добавляется ещё один раздел, который сначала «наследует» свойства предыдущего. Если при этом документ имел особый колонтитул для первой страницы, на котором не проставлен её номер, то, разумеется, первая страница нового раздела также будет без номера. Разберём сначала случай простановки в сопроводительном письме числа страниц при печати основного документа с одной стороны листа.
Нужно вызвать диалоговое окно «Поле» и выбрав "= (Formula)"
нажать кнопку «Формула...», при этом появится ещё одно окно, в котором нужно ввести текст как это показано на рисунке:
После нажатия «ОК» вставится поле, отображающее число "8". Далее нужно будет вызвать его контекстное меню и отобразить коды (значения) полей:
Удалите число "9" – вместо него нужно будет вставить номер страницы. Делается это ещё одним вызовом окна «Поле» и вставкой поля "NumPages". После этого останется только поле формулы обновить.
В случае печати основного документа с двух сторон листа формула должна быть такой:
=Round((9-1)/2; 0)
Функция Round выполняет округление и содержит два аргумента: первый – собственно округляемое число, а второй – число знаков после запятой, до которых нужно округлять ("0" означает округление до целого). Внимание! Аргументы функции должны быть отделены друг от друга разделителем элементов списка, определённым в региональных параметрах в панели управления Windows – запятой или, как в приведённом случае, точкой с запятой. Далее нужно будет вместо "9" вставить поле "NumPages" и выполнить обновление поля "= (Formula)".
Скрытие разделов в Writer
Бывают ситуации, когда при оформлении документа в зависимости от каких-либо условий необходимо показать или скрыть довольно значительный кусок текста. В судебно-экспертных учреждениях могут проводится исследования в досудебном порядке и результат их оформляется не как заключение эксперта, а в виде акта экспертного исследования. Одним из главных отличий двух этих документов является отсутствие во втором из них подписки эксперта. Допустим, название документа оформлено в виде поля пользователя "Тип_документа" по причине потребности указания его не только в заголовке документа, но и в сопроводительном письме. Если текст подписки разместить внутри раздела, в параметрах которого в секции «Скрыть»
задать вот такое условие:
Тип_документа =="Акт экспертного исследования"
то при составлении заключения эксперта такой раздел будет показываться:
При изменении заголовка документа на «Акт экспертного исследования», подписка «схлопнется» и в самом документе отображаться уже не будет (разумеется, до тех пор, пока значение поля "Тип_документа" не будет изменено на что-то другое):
Ещё раз о совместимости
При необходимости пересохранить файл документа Writer в формате редактора Word (или наоборот – DOC/DOCX конвертировать в ODT) следует быть особенно внимательным, если такой файл содержит поля.
В целом редакторы пытаются при преобразовании оставить имеющиеся в документе объекты, но это не всегда выполнимо – какие-то поля действительно удаётся преобразовать в аналогичные им, какие-то просто заменяются обычным текстом, а какие-то – полностью удаляются. Объект Writer «Раздел» при сохранении ODT-файла в формате DOC или DOCX превращается в текст, отделённый специальными непечатаемыми знаками «Разрыв раздела (на текущей странице)».
Таким образом во избежание потерь и искажения информации перед конвертированием документа в другой формат лучше предварительно превратить поля в обычный текст: выделить, скопировать в буфер обмена ([Ctrl]+[C]) и тут же выполнить специальную вставку.
Источник (URL): http://shurichimik.narod.ru/consideration/20wordwriterp2/20word-and-writer-p2.htm
Перечень публикаций на канале
