Выше должность, больше обязанностей, больше ответственности – и кажется, что значительно, значительно меньше времени… Как вообще впихнуть это бесконечное количество задач в рабочий день? Здраво распределить время и расставить приоритеты. Приемы тайм-менеджмента помогают дать максимум эффекта при минимальных энергозатратах – если взяться за это всерьез.
Есть такие задачи, к которым сложно подступиться – так они масштабны. Их называют «слонами». Их опасно откладывать, потому что чем меньше времени остается, тем легче такую задачу сорвать.
Например, перед вами стоит задача: увеличить объем продаж в отделе вдвое за квартал.
Отвечает ли она критериям SMART? Да. Она конкретна (увеличить продажи), измерима (вдвое), соподчинена (ради премии), имеет срок (один квартал). Достижима?
Ох, без плана этого не понять.
Теоретически, чтобы увеличить продажи вдвое, каждый из членов команды должен делать вдвое больше продаж. Но на деле вы знаете, от кого ожидать больше, от кого меньше, кто рискует отправиться на больничный, а кто запланировал отпуск. Самое время приступить к тому, что называется «есть слона по частям».
Разбейте задачу на подзадачи
Разделите весь путь на маленькие шаги, каждый из которых будет заметен. Например:
— определить эффективность каждого сотрудника и возможности его роста;
— стимулировать малоэффективных сотрудников работать лучше;
— поддержать высокоэффективных сотрудников, чтобы предотвратить выгорание;
— понять соотношение перечисленных категорий и выбрать стратегию работы с теми, кто в них не попал.
Определите приоритеты
Хвататься за все подряд – значит рассеивать внимание и не заниматься как следует ничем. Кроме того, некоторые подзадачи можно выполнить только последовательно: сначала разделить сотрудников на категории, а потом заниматься с каждой категорией по отдельности, например.
Постройте диаграмму Ганта – переведя в гистограмму ваш план, вы увидите, что можно делать параллельно, а что – только последовательно. Каждую подзадачу также разделите на шаги и добавьте в диаграмму. В результате у вас получится дерево целей – визуализированный план действий, образующий иерархическую структуру задач, выполнение которых приведет вас к цели.
Спланируйте занятость и зафиксируйте тайминг в рабочем графике
Теперь, когда у вас есть план и график, кажется, что дело в шляпе, но так, к сожалению, никогда не бывает. По закону Мерфи, если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так. Поэтому всегда помните о том, что может вмешаться в ваши планы, и предусмотрите выходы из этих ситуаций.
Дополнительные задачи
Чтобы не промахнуться мимо дедлайна – заложите дополнительные 30% времени. Эту «подушку безопасности» можно будет потратить на доработку, если потребуется, или выполнение срочных задач, которые могут неожиданно свалиться на вашу голову.
Рутина
Это монотонные повседневные задачи, иногда ставшие механической привычкой. Чтобы не тратить на них лишнее время, следуйте принципу заполнения сосуда: сначала планируйте выполнение хотя бы одного пункта глобальной задачи, а на это нанизывайте остальную активность. Брайан Трэйси называет такие задачи «лягушками» - это важная работа, которую мы обычно склонны откладывать. «Есть лягушку» лучше с утра, чтобы деваться от нее было некуда.
Остальные задачи выстраивайте согласно матрице Эйзенхауэра, распределив по осям важности и срочности. Важные и срочные делайте немедленно. Важные, но несрочные – вносите в список задач и делайте при первой возможности. Неважные, но срочные – делегируйте и контролируйте, а прочие откладывайте до лучших времен.
P.S. Лайфхаки на каждый день
— Используйте напоминания, чтобы ни одна встреча или задача не стала неожиданностью.
— Не забывайте периодически пересматривать списки задач, удаляя неактуальные и перенося выше срочные и важные дела.
— Напоминайте себе о важных, но несрочных делах стикерами – это наглядно.
— Не забывайте, что делегировать задачи можно не только вниз, но и по горизонтали, и даже вверх – собственному руководителю. Все зависит от задачи.
— Если вы зависли над подзадачей – переходите к следующей, не теряя времени.
***
Универсального инструмента, который сделает вас повелителем времени, нет. Но если следовать проверенным принципам, можно получить опыт. И этот опыт в конечном итоге даст вам уверенность в том, что вы в вилах довести любое дело до конца в точно обозначенный срок.
Читать дальше: Как ставить задачи, чтобы не оказаться в яме, Как быть эффективным и не терять фокус, работая из дома