О наболевшем. Много лет я вел учёт своих задач в Google keep, в основном - это чек листы с планом дня и недели.
Плюсы такого способа:
1. Быстро и просто: легко добавить, завершить
2. Хорошее мобильное приложение и удобная веб-версия в Google Chrome
3. Бесплатно
Минусы:
1. Как делегировать и контролировать?
2. Нет аналитики и фильтров по задачам (по сотрудникам, датам)
3. Нет дедлайна
4. В целом - это не программа для учёта задач, а заметки
Потом мы внедрили Битрикс 24 и я для более быстрого освоения перенес все задачи туда. И решил месяца три поработать, привыкнуть.
Плюсы Битрикс24
1. Крутой функционал по задачам в плане делегировал - проконтролировал
2. Фильтры
3. Задачи из писем, из лидов и т.д.
4. Отображение "сроки", это когда выстраивается канбан по крайним срокам
Минусы:
1. Ужасное приложение, без интернета не работает. План на день я хочу смотреть именно в приложении и быстро.
2. Долго идёт постановка задачи. И минус и плюс. Когда ставим кому-то - здорово, всё расписал, поставил напоминание и т.д.
К чему я пришёл в результате:
Сначала в keep, потом Б24.
Свои текущие дела я веду в keep. Это план на день и на несколько следующих.
Каждая заметка - это чек-лист с делами, а название - это день недели и дата.
Если это задача для кого-то - переношу в Битрикс 24, назначаю ответственного.
Если это моя задача, но для исполнения через неделю, то ставлю задачу в Б24, потом, ближе к делу, переношу в план дня в keep.
На мой взгляд Битрикс - это именно десктопный сервис. Удобно, когда ты сидишь в офисе с утра до вечера. У меня так и не получилось нормально привыкнуть к нему в мобильном.
Google keep я организовал по хэштегам и цветам. Чек-листы с делами на каждый день недели я держу в закрепленых заметках, в конце недели оцениваю свою работу и смотрю что было сделано. Переношу на следующую неделю то, что не успел. Потом массово заметки за неделю отправляю в архив.
Мне такая схема работы удобна. Всё-таки для учёта личных дел удобнее заметка со списком, чем полотно задач.
Что вызывает некоторые проблемы при такой организации задач:
1. Я руководитель и ставлю задачи сотрудникаи, а ставят мне - в исключительных случаях. И я иногда упускаю их вида такие задачи в Битриксе, так как мой личный план в другом приложении. Но это именно в плане оперативности. Решается - дублированием на Ватсапп.
2. Накапливаются незавершённые дела и их надо переносить копированием в новые чек-листы, немного неудобно.
Что хочу посоветовать:
1. Если вы не ведёте учёт задач - начинайте
2. Попробуйте сперва Google keep
3. Битрикс 24 начинайте использовать сразу, как только появятся наёмные люди
4. Битрикс платный, на нормальном тарифе. При выборе - оцените расходы на сервис в масштабах года.
5. Будьте готовы к сопротивлению сотрудников при внедрении Битрикс