9 главных вопросов при внедрении систем Workforce Management

1. Зачем вам это нужно?

Очевидный первый вопрос, но его часто упускают из виду. Обычно болевые места в компаниях, из-за которых теряется время и деньги, заключаются в ручной трудоемкости бизнес-процессов. Одни из таких процессов — планирование смен сотрудников, учет рабочего времени и расчет заработной платы. Изучите структуру по частям, сравните с тем, как делают другие компании. Так вы поймете, какие процессы можно автоматизировать и какие типы решений подойдут для этого.
Например, если менеджеры каждую неделю тратят 10 часов на составление расписания, экономическое обоснование автоматизировать этот процесс становится убедительным.

2. Насколько быстро окупятся ваши инвестиции?

На стадии обсуждения проекта просите вендора подробно расписать экономический эффект от внедрения с месячной детализацией. Самостоятельно проанализируйте предлагаемые изменения и обозначьте временной отрезок для проверки эффекта. Это позволит вам понять, насколько правильно используется решение и как быстро принесет отдачу от ваших инвестиций — в противном случае это просто технологии ради технологий.

3. Сложно ли пользоваться системой?

Лучшие технические решения, как правило, наиболее интуитивно понятны рядовым сотрудникам. Предложите коллегам поработать с демоверсией системы и спросите о возможных проблемах. Выбирая решение, убедитесь, что вашим сотрудникам не понадобятся сотни инструкции. Внедряемый инструмент должен быть простым и приятным в использовании. Иначе, как написано выше, эффект от продукта вы увидите не скоро.

4. Включены ли обновления?

Некоторые поставщики программного обеспечения не включают апдейты системы в проект или потом ставят перед фактом, что без платного обновления система может работать некорректно. Убедитесь, что в продукт, который вы выбираете, включены регулярные обновления, чтобы выбранное решение росло вместе с вами и вашим бизнесом.

5. Насколько важны для вендора тренды рынка и разработка новых продуктов?

Прежде чем покупать решение, узнайте у вендора, готов ли он подстраиваться под новые реалии бизнеса. Не бойтесь спрашивать, есть ли road map по продуктам, какие функции системы они разрабатывают и куда собираются расти как компания. Важно выбрать вендора, который будет успевать расти вместе с вами и оперативно реагировать на изменения рынка.

6. Что говорит рынок о решении?

Проведите анализ продуктов, которые вы планируете внедрять. Спросите вендора об успешных проектах в других компаниях. Напрямую свяжитесь с клиентами и задайте интересующие вопросы. Изучите отзывы в медиа, насколько открыто компания говорит о своих проектах и как себя позиционирует.

7. Масштабируемость?

Большинство компаний начинает процесс автоматизации управления персоналом с решения конкретной цели и задачи. При выборе вендора обратите внимание, сможет ли он в перспективе закрыть и другие потребности, чтобы все бизнес-процессы находились в одной системе и интерфейсе.

8. Есть ли техническая поддержка и как она работает?

Один из важных факторов, который позволит вам быстро запустить систему на этапе внедрения и тиражирования. Узнайте у вендора, как работает поддержка, какие есть форматы и временные интервалы, какие проблемы они закрывают и входит ли это в стоимость проекта.

9. Интегрируются ли с другими система?

ИТ-архитектура все больше зависит от различных систем, бесшовно интегрируемых друг с другом. Например, программное обеспечение класса WFM будет интегрировано с системами для расчета заработной платы и решениями для прогнозирования и бизнес-аналитики.
Ответив себе на эти вопросы, вы сможете выбрать решение, которое поможет вашему бизнесу стать эффективнее в короткие сроки.