В 2016 году я открыл бизнес в сфере производства кровельных материалов. За 5 лет вышел на хорошую прибыль, собрал штат в 35 человек и работал 24/7. Потом кризис, самоизоляция и в сентябре 2020 я слёг в больницу на 2 месяца. За это время моя компания практически не работала, оборот упал в 2 раза.
Это была катастрофа, нужно было срочно реабилитировать бизнес и я решил – раз всё заново строить, то хотя бы сразу сделаю его системным.
Следующие 4 месяца были как кино: подчиненные срывали любые попытки автоматизации, сотрудник, которому я платил самую большую зарплату, оказался самым бесполезным, а на другого пришлось заводить уголовное дело.
Меня зовут Денис Кузнецов и до истории с больницей я думал, у меня в компании всё классно. А то, что круглые сутки мечусь между складом и офисом и все контролирую – так это бизнес, иначе никак.
Самое смешное – я очень гордился, что разбираюсь в каждом процессе лучше любого сотрудника, что я такой незаменимый и без меня никаких решений не принимают. В итоге я закрыл на себе почти все процессы (запомните это «почти», оно сыграет роковую роль). Но в сентябре, в больнице, я не то что компанией управлять не мог, я говорить не мог и дышал с кислородным баллончиком. Была паника за семью, за бизнес, за будущее.
Бизнес без меня не развалился, но я чётко понял, что не хочу больше отвечать за каждую мелочь. Хочу вырваться из операционки и собрать команду, которая работает самостоятельно. Для этого нужна была та самая система, внедрение которой предприниматели всегда откладывают, а мне откладывать было уже некуда.
Скажу сразу, я не взялся за это самостоятельно, нужно было решать много других проблем, поэтому рассматривал подрядчика. Выбрал «ДНК Бизнеса».
Формат такой – в компанию заходит координатор, проводит аудит и выстраивает бизнес-процессы (по факту это делает штат экспертов, но отвечает за всё координатор). Моего координатора звали Яна Смелова.
Начали с команды. Ввели метрики, чтобы разобраться, кто работает, а кто просиживает штаны за мои деньги. Неожиданный результат – отдел продаж (один из самых важных) абсолютно неэффективен.
Всегда считал, что фраза о том, что с друзьями лучше не работать – полная фигня
Руководителем отдела продаж был мой друг. Знал его много лет, он всегда где-то в бизнес-сфере крутился, а когда я открыл компанию – предложил построить отдел продаж. У меня хватало других проблем, поэтому я взял его РОПом. Он работал, продажи были, я полностью ему доверял и назначил самую большую ЗП (даже не хочу называть цифру). Причем ЗП была фиксированная, я ему платил независимо от того, выполнен план продаж или нет.
Когда Яна рассчитала мотивацию, планерки стала проводить, то РОП лично ко мне пришёл и сказал, что уволится, если я буду продолжать с «этими дурацкими правилами» лезть в его отдел.
Мы тогда только начали работать с Яной, было некоторое недоверие и я встал на сторону РОПа. Тогда Яна показала, как должен работать нормальный отдел продаж, как это в других компаниях, про мотивацию, KPI, планёрки.
И уговорила попробовать новую систему, гарантировала, что продажи вырастут. Мой друг полтора месяца пытался удержаться на должности РОПа, потом уволился и сказал, что я своими руками топлю компанию и ещё вспомню его слова.
Это правда, до сих пор вспоминаю и смеюсь.
А мы заново собирали отдел продаж.
Результат с новым отделом продаж стал для меня шоком, но об этом позже.
Теперь то ли уголовное дело заводить, то ли бизнес закрывать, то ли всё сразу
Помните, я вначале писал, что закрыл на себе почти все процессы и попросил запомнить слово «почти»?
Все отделы в компании работали с моего «пинка», я лично раздавал задачи. Но был человек, который взял часть задач на себя – логист.
В эти процессы я не лез.
А Яна полезла, подняла документы, провела аудит и нашли финансовые махинации на миллионы рублей. Каждый месяц крупная сумма просто пропадала из отчётов.
До сих пор холодок по спине, как вспомню её звонок. Логист за два дня до этого взял больничный и на звонки, конечно, не реагировал. Скорее всего понял, что всё вскроется.
Я бросился проверять его работу и это был просто шок. Логист остановил поставки, удалил базу поставщиков и все документы. Его работу никто не контролировал и человека, который бы всё это оперативно восстановил, просто не было, копий тоже.
В голове крутилась мысль «Ну всё, можно закрываться», ситуация была критическая.
В режиме пожара искали нового логиста, писали регламенты, восстанавливали базу и поставки. На всё ушло почти 2 месяца. Сейчас это должность с абсолютно прозрачными отчётами и контролем, а я получил урок на всю жизнь.
Мы проработали с Яной и «ДНК Бизнеса» 4 месяца, проверили каждый отдел и бизнес-процесс. Я увидел, насколько раздут штат и сколько бездельников сидит на зарплате.
Некоторым нашли замену, некоторым нет. И, чудо, оказалось, что компания без них не развалилась! Сегодня штат примерно на 50% меньше, зато каждый работает на результат.
Итог нашей совместной работы
Больше всего удивил отдел продаж. Мы наняли нового РОПа и посчитали для него план продаж, исходя из старых показателей. И тот план, который мы рассчитали на год, они сделали за 6 месяцев! В итоге общая прибыль выросла в 2,3 раза по отношению к тому же периоду предыдущего года. В том числе, благодаря сокращению расходов.
Часть офиса перевели на удалёнку, без потери эффективности.
А главное, у меня освободилось время. Сейчас я удаленно контролирую всю работу, причем на порядок эффективнее, чем раньше.
И в качестве заключения скажу, что спустя полгода не понимаю, почему не взялся за систематизацию бизнеса раньше. Тогда, возможно, кризис прошёл бы для меня легче. Тем не менее рад, что вообще начал решать эту проблему. Пускай даже 4 месяца пришлось очень плотно потрудиться – оно стоило того. И, кстати, оказалось легче, чем может показаться на первый взгляд.