«Привет! Добро пожаловать в лучшую команду. Проверь в почте письмо, внутри необходимые контакты коллег и материалы для изучения. Хотели сказать: чувствуй себя как дома, но понимаем абсурдность ситуации )) Мы тебя ждали!»
Так компании встречают новых сотрудников, работающих на удалёнке.
Чем же теперь заменить экскурсии по офису, встречи у кофемашины и живое общение с коллегами? Рассказываем об онлайн-онбординге и делимся советами по эффективному проведению в новой мини-статье Yva.ai.
Говорят, что важнее онбординга может быть только преонбординг! :)
Как только удалённый сотрудник подтвердил оффер, убедитесь, что у него дома оборудовано рабочее место и есть необходимая техника. К первому рабочему дню настройте корпоративные мессенджеры, отправьте письмо с доступами.
Представьте, сотрудник открывает браузер, а ему уже пришло welcome-письмо с гайдом по рабочим процессам, ссылки на полезные материалы, контакты коллег и менеджера. Конечно, новый сотрудник почувствует, что его ждали и это уже будет положительным опытом.
Не забудьте подготовить команду к приходу новичка. Расскажите, на какую должность его взяли, какие задачи он будет выполнять. Определитесь, кто станет его проводником и ближайшим наставников в период адаптации.
Если в оффлайне этап знакомства с компанией и руководством – это экскурсии, личные встречи, welcome-тренинги, то на удалёнке он проходит с помощью онлайн-встреч и звонков.
На видео-встрече расскажите об истории компании, продукте или услуге, для кого они предназначены. Ознакомьте с корпоративной культурой и возможностями развития.
Подскажите, к кому и как обращаться с различными вопросами. Например, в Yva.ai стараются избегать формальностей. Мы общаемся друг с другом на ты и придерживаемся Agile-философии.
Знакомство с командой в офисе чаще проходит в неформальной обстановке. А на удалёнке – через координации внутри отдела и общение новичка с коллегами один на один в процессе работы.
Предложите сотрудникам встречаться в zoome на 10 минут раньше, заявленного времени. Так вы сможете перекинуться с коллегами парой фраз и поговорить на отвлечённые темы. Это станет альтернативой полюбившимся встречам в курилке или у кофемашины.
Чтобы удалённо подписать договор и необходимые бумаги, посоветуйте новичку воспользоваться зарегистрированной электронной подписью или доставкой курьером. Уточняющие вопросы он сможет задать вам напрямую в мессенджере.
Как проводить тимбилдинги и корпоративы? Конечно, замечательно, когда компания собирает всех сотрудников вместе. Но с помощью zoom можно тоже проводить онлайн-вечеринки, заказать всем еду и напитки, подготовить музыкальный сет, интерактив, квест и другие активности.
7 советов для эффективного онбординга на удалёнке
Онлайн-онбординг может быть таким же эффективным и увлекательным, как и обычный. Если сознательно подойти к этому процессу, то результат вас порадует – новые сотрудники легко адаптируются и станут частью дружной команды. Мы собрали 7 рабочих советов, которые помогут вам в удалённой адаптации.
Совет #1 Структурируйте онбординг на удалёнке
Составьте чек-лист преонбординга. Внесите туда всё, что нужно подготовить к первому рабочему дню сотрудника: ссылки, контакты, презентации и т. д. Составьте план задач для сотрудника на период адаптации.
Совет #2 Разбейте онбординг на временны́е отрезки
Это могут быть этап знакомства, адаптации, обучения, испытательный срок и т. д. На каждом этапе проводите онлайн-встречи и узнавайте как протекает процесс.
Совет #3 Настройте регулярную обратную связь
Устраивайте короткие созвоны, спрашивайте о сложностях. Если стажёров много и разговаривать с каждым не удаётся, используйте пульс-опросы, HRM-системы. Yva.ai одна из таких.
Совет #4 Создайте хэндбук для новых сотрудников
Соберите материалы для адаптации в одном месте: в специальной папке на общем диске или в чат-боте. Пусть будет доступно сотруднику в любое время.
Совет #5 Создайте виртуальный «курс молодого бойца»
Можно подготовить онлайн-курс с заданиями, в которых новичок должен будет проявить самостоятельность, обратиться к коллегам.
Совет #6 Включите новичка в общие коммуникативные каналы
Присоедините самостоятельно сотрудника к общим рабочим чатам, каналам. Если стажёров несколько, создайте для них отдельную группу.
Совет #7 Включите новичка в неформальные коммуникации
Присоедините сотрудника к неформальным чатам: «Мафия», «Крокодил», онлайн-мастермайнд и другие активности, которые помогают восполнить нехватку живого общения и познакомиться друг с другом поближе.
Конечно, так выглядит идеальная картина онбординга. Но мы живые люди со своими текущими задачами, сложностями и порой что-то не успеваем. Даже если вы примените несколько этих советов в работе, это уже покажет вашу заинтересованность и профессионализм. Главное, не бросайте новичков в их первый рабочий день. Ведь с каждым одиноким стажёром, в мире увеличивается количество грустинок.