Меня часто спрашивают: «Как систематизировать работу с кадровыми документами так, чтобы быть уверенным, что все документы в наличии, в любое время можно найти нужный документ, не погрязнув в куче бумаг?»
Все просто.
Что для этого нужно знать?
- Перечень формируемых документов;
- Сроки их хранения.
Перечень документов и сроки их хранения определяются трудовым законодательством, кадровыми процедурами, приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Как систематизировать работу с кадровыми документами?
Утвердить номенклатуру дел, в которой отразить:
- наименование группы документов, например, «документы кадрового учета»;
- наименование дела, например, «трудовые договоры»;
- перечень документов которые в входят в дело, например, «трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовому договору, соглашения о расторжении трудового договора»;
- срок хранения дела, например, «50 - 75 лет».
Как быть уверенным, что все документы в наличии?
- Ввести регистрацию документов дел.
- По журналу регистрации проверять наличие всех созданных документов, например, один раз в месяц.
Как не погрязнуть в куче бумаг?
Надлежавшим образом проводить процедуру уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Как быстро найти нужный документ?
- Текущие документы формировать согласно утвержденной номенклатуре.
- Не менее одного раза в год проводить архивную обработку документов.