Предлагаем оценить эффективность работы подразделений бэк-офиса (а именно, IT- и HR-отделов, финансистов, маркетологов, бухгалтеров и т.д). Оцените, соответствует ли ваша компания этим признакам.
- Доля офисных сотрудников. В разных отраслях потребность в бэк-офисе разная. Считается, например, что в производственных и строительных компаниях она может достигать 15%; в оптовой торговле и IT достаточно 5-10%. В автохолдингах — обычно 20%. А вот в розничной торговле, где рабочие функции децентрализованы, доля самая большая: до 30%. Также целесообразно сравнить свое предприятие с конкурентами. Если там офисных работников меньше, значит, и вы сможете на них сэкономить. К примеру, крупный автодилер «Агат» смог сократить бэк-офис 36% до 19,7%, перейдя на систему GANDIVA.
- Неправильная статистика, поддельные отчеты. Без четкой системы оценки показывать хорошие результаты несложно. Чтобы выставить свой отдел в лучшем свете и получить премию, можно накатать самые радужные отчеты о проделанной работе. Если же ввести автоматизированную платформу, получатся честные отзывы о работе офиса.
- Критериев для расширения или сокращения штата на предприятии нет. Достаточно ли загружен хозяйственный отдел? Успевает ли IT-отдел выполнять свои функции? Если данные не поступают в виде онлайн-отчетов, то решения о найме или сокращении принимаются эмоционально, по ситуации. Например, в период авралов набирают бухгалтеров или айтишников. А потом оказывается, что необходимости на самом деле не было.
- Нет системы мотивации труда. А как ее создать, если критерии и нормы выработки у офисных работников, по сути, отсутствуют? Внедрение нормативов позволяет вести прозрачную систему расчета оплаты труда. Сотрудники поймут, за что им полагается премия, а за что — депремирование, и будут нацелены на конкретный результат.
- Нет стандартизации бизнес-процессов. На самом деле, оцифровать можно любые рабочие процессы. В бухгалтерии заявка на оформление справки 2 НДФЛ не должна лежать больше шести часов, а найм линейного сотрудника эйчары должны произвести за неделю.
Часть этих процессов можно полностью отдать на откуп автоматизированной системе. Например, платформе GANDIVA, которая поможет узнать загрузку каждого сотрудника. И сделает это объективно, без эмоций и личных симпатий.
Если вы увидели в бэк-офисе своей компании два или более признаков, значит, вам пора внедрять современную цифровую систему управления.