Вы когда-нибудь наводили порядок в домашней библиотеке?
Книги на книжных полках обычно стоят так, как сложилось исторически. Но если библиотека большая и книгами постоянно пользуются, то книги будут сгруппированы по определенному принципу. Например, по жанрам, а в рамках жанра - по алфавиту. Или по цвету обложки. Или по авторам. В любом случае, полки выполняют свою основную функцию - хранят книги. Но пользоваться библиотекой явно удобнее во втором случае.
Построение бизнес-процессов в компании сродни систематизации книг в библиотеке - есть четкие критерии классификации и определены принципы ее использования.
Построение бизнес-процессов – это описание процессов по определенной технологии, а затем создание и внедрение в практику внутренних правил работы в Вашей компании. То есть документов, описывающих, кто за что отвечает, кто что, когда и как должен делать.
Шаг №1.
Прежде всего, в компании должны быть определены стратегия и цели на год.
Это то, что ложится в основу всех процессов компании. Иначе вы можете столкнуться с тем, что процессы выполняются, но их показатели никак не связаны с целями. Или с целями связаны, но действия внутри процессов мешают достижению нужных результатов.
Шаг №2.
Всю деятельность компании нужно распределить по процессам на 3 группы: основные (связанные с продукцией), вспомогательные (обеспечивающие) и процессы управления.
По каждому процессу нужно понять – какой результат должен быть в конце.
Шаг №3.
Разработать организационную структуру компании.
Организационная схема – это схема, на которой указаны подразделения (отделы), роли внутри каждого отдела и зоны ответственности каждого отдела.
Я считаю оргсхему основой любого бизнеса, и с нее начинаю проекты по систематизации бизнеса. Очень часто схема отсутствует, или не соответствует реальности, или не стыкуется с целями.
Шаг №4.
Создаем регламенты и инструкции.
Каждый процесс нужно описать в виде алгоритма.
Кто и что делает?
Когда и в каком виде?
Кому передает?
Можно сделать описание в виде схемы, для маленьких компаний это самый простой и недорогой вариант по трудоемкости.
Шаг №5.
Определить параметры, с помощью которых можно контролировать работу сотрудников. Да, я про KPI.
Кроме стандартных показателей типа «объем выручки» или «количество готовой продукции», нужно использовать и качественные параметры, например:
Результативность - описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики.
Эффективность - показывает, как хорошо выполняются процессы, обычно это соотношение результата и затрат.
Производительность – отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
Стоимость процесса – это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
Шаг №6.
Внедрить регламенты и KPI.
Самый сложный этап, на котором многие спотыкаются. Если просто дать сотрудникам регламенты – не сработает. Нужно получить обратную связь от них, возможно внести корректировки.
И обязательно регулярно контролировать выполнение правил работы.
Иначе не взлетает.
_________________________________________________________
Консультант по эффективному управлению бизнесом и командами
Вероника Чмыхова