Безусловно, многие компании беспокоятся за свои данные и поэтому боятся передавать процесс управления печатью сторонней организации. Но аутсорсер со своей стороны подписывает NDA (соглашение о неразглашении). В «Бюро офисных машин» это обязательная процедура. Кроме этого, программное обеспечение имеет как правило Техническая документация (White paper). На режимных объектах при установке такого ПО его дают на проверку специалистам «первых отделов» или ограничивают функционал (инфраструктурно или программно аппаратным способом закрывают доступ к интернету) в зависимости от требований по безопасности.
Кроме того при аутсорсинге печати специалисты также рассматривают каждую единицу печатной техники на возможность обеспечить необходимый уровень защиты информации в компании. Защиту от современных угроз может обеспечить только современный аппарат. Именно поэтому очень важно интересоваться у подрядчика, какое оборудование он вам ставит.
Для сравнения, посмотрите, сколько разработок по защите данных имеют современные мобильные устройства: и распознавание по лицу, и отпечаток пальца, пароли, графические ключи, распознавание голоса и т.д. До сих пор во многих офисах стоят принтеры, которым уже по 10-15 лет. И заказчики радуются тому, что их техника так живуча. Вот только в нем протокол данных открыт. И через этот незащищенный протокол принтер можно взломать, запустить на нем управляемый файл через команду вместе с вордовским документом и использовать технику по своему усмотрению.
Принтер стоит в первых рядах по утечке секретной информации в компаниях. И чаще всего виновниками этого становятся сотрудники (53,5%), которые находятся внутри организации. И не всегда это происходит преднамеренно.
Сеть может быть защищена извне, но этого недостаточно. Используйте возможности современного принтера: шифрование при печати, запуск печати только после авторизации пользователя, шифрование жесткого диска принтера.
Другой немаловажный момент – предназначение самой техники. Очень часто в офисах банка стоят аппараты, которые вообще не предусмотрены для работы с конфиденциальными данными. Они расположены на столах операционистов, потому что компактные и сотруднику не нужно бегать на другой край офиса за бумагой. Но эта техника разрабатывалась исключительно для домашнего использования и о какой-либо сохранности коммерческой тайны здесь и речи не идет! А между тем, бумажный носитель по проценту небезопасности перегнал электронную почту – 4,8% против 1,7%.
Если говорить о хищении информации по умыслу, то пользователи прекрасно знают, что за браузером следят системы безопасности, в то время как распечатанный документ легко вынести, отсканировать, распознать, продублировать – приложений для дальнейших махинаций с печатью в наше время хватает.
Рекомендуем так же прочитать нашу статью «Про вирусы в принтере и утечку данных через печатные сетевые устройства». Она о том как у нашего клиент один из их сетевых принтеров Kyocera внезапно начал распечатывать пустые листы со случайным набором символов. И распечатывал он до тех пор, пока в лотке не заканчивалась бумага.