Аутсорсинг печати или управляемые услуги печати (MPS) – комплексная услуга, освобождающая компанию от любых проблем, связанных с оргтехникой и печатью документов. В задачи компании-аутсорсера входит обеспечение заказчика оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО, техническим обслуживанием, мониторингом расходов и объемов печати – все, что делает печать документов бесперебойной и качественной.
Аутсорсинг позволяет освободить от неплановой нагрузки внутренний персонал компании, сократить парк техники и снизить расходы, максимально оптимизируя процессы печати. Компании, предоставляющие услугу аутсорсинга, как правило, напрямую сотрудничают с ведущими вендорами, поэтому могут предложить более квалифицированную консультацию. Также данные компании имеют возможность устанавливать у заказчика специальные, недоступные к открытой продаже модели аппаратов, которые делают предложение еще более выгодным в стоимости.
Как рождается проект решения
Проект решения по аутсорсингу печати требует тщательной подготовки. В первую очередь, необходимо внимательно посчитать, сколько вы печатаете. Для этого аутсорсер проводит цифровой мониторинг с помощью специальных программ для автоматического учета данных. Аудит, который в дальнейшем проводится по результатам цифрового мониторинга, позволяет собрать всю необходимую информацию о парке техники, разобраться с текущими расходами, объемом печати. От того, насколько подробно и корректно будут собраны и проанализированы данные, зависит успех всего проекта.
- Изучение инфраструктуры печати заказчика:
– прежде, чем применять современные технологии, мы осматриваем все печатные устройства лично, проводим так называемый, ручной аудит;
– после устанавливаем специальное ПО, которое начинает автоматизированный сбор данных (собираются только данные о параметрах печати, “что” печатается не доступно для данного ПО);
– проводим опрос пользователей: мнения имеют значения для составления полноценной картины. Например, почему на рабочем столе каждого сотрудника стоит по принтеру, а не одно-два МФУ на весь кабинет. Эта информация также является действенным инструментом, когда начинаются возражения из разряда «мне так удобно». Экономия предприятия, как правило, мало интересует сотрудников. - Обработка и анализ полученных данных:
– выявляем проблемы, требующие решения;
– обрабатываем анкеты мнений;
– составляем подробный отчет проведенного аудита для заказчика. - Разработка решения:
– разрабатываем детальное представление будущей конфигурации;
– представляем одно или несколько решений, включая план расстановки оборудования.
В результате, заказчик получает полное представление о своей инфраструктуре печати, варианты профессионального решения по организации печатного процесса, готовое ТЗ для объявления конкурса и надежного делового партнера-профессионала.
Плановая профилактика и осмотр оборудования, его своевременная замена, так же как и замена расходников являются неотъемлемой частью услуги на протяжении всего периода действия договора.
Кроме того, все это время не прекращается сбор и анализ поступающих с устройств данных по объему печати и расходам заказчика. Статистика не уходит «в стол», она обсуждается при личных встречах подрядчика и заказчика и служит основой для оптимизации процессов печати.
На рынке услуг аутсорсинг печати обычно понимают как сервисное обслуживание, покопийная оплата печати и поставка расходников. Да, это минимальный набор задач, который может предложить аутсорсер. Но называть это аутсорсингом в полной мере – неверно.
Аутсорсинг печати очень часто путают с покопийным сервисом. Покопийный сервис направлен на то, чтобы брать деньги за отпечатки без акцента на качество отпечатков, информационную безопасность и бесперебойность процессов печати.
Аутсорсинг – это управление всем процессом печати. Как вы оплачиваете эту услугу – вопрос сторонний. Но при грамотном аутсорсинге подрядчик обязательно проанализирует ваши расходы на печать и предложит решение по их сокращению.
Польза аутсорсинга
Для аутсорсинга нет четко определенного контингента пользователей: будет ли это небольшой офис, где стоит четыре принтера и два МФУ, или огромная корпорация с численностью в тысячу единиц техники. Использование услуги будет интересно всем, кто заинтересован избавить себя от возни с оборудованием, и при этом получать качественные отпечатки. Ведь что бы ни говорили о том, что пора переводить документы на цифру, бумага по-прежнему остается неизменным материальным носителем. Те же закрывающие документы для налоговой, договора и прочая документация, которая должна длительно храниться, печатаются на бумаге. И качество в таких случаях играет далеко не последнюю роль.
Аутсорсинг позволяет оптимизировать затраты до 60%. Секреты такой экономии достаточно просты:
- вы не тратите лишние средства на приобретение оборудования. Это удобно и выгодно, потому что покупая технику без предварительного анализа своих печатных нужд, вы рискуете здорово прогадать;
- специальное оборудование, предназначенное для аутсорсинговых проектов, позволяет экономить на расходниках за счет их большего ресурса. Такое оборудование, как правило, недоступно в открытых продажах;
- оборудование не ставится на баланс предприятия, поэтому отсутствуют амортизационные расходы, в том числе и налоговые отчисления на имущество;
- схема бюджетирования прозрачна и легко прогнозируется, полностью отсутствуют внеплановые расходы на внезапные поломки;
- у вас не болит голова, где хранить запасное оборудование, а значит, вы не тратите деньги на дополнительные складские помещения, все, что остается у вас на хранении – оперативный запас расходных материалов, пополнение которого – наша задача;
- вы не занимаетесь административными работами и расходами (подготовка и проведение тендеров, заключение договоров на поставки);
- мониторинг всего печатного парка возможен одним администратором из ваших сотрудников прямо на его рабочем месте.
Большую экономию приносит использование системы контроля и управления печатью. Она позволяет экономить рабочее время сотрудников и становится единым инструментом для работы со всем парком техники. Удаленный доступ через web, автоматический поиск доступных устройств печати, простой и интуитивно-понятный русскоязычный пользовательский интерфейс – все это в разы ускоряет и упрощает пользователям работу с устройствами. Печать становится централизованной, а излишняя и личная печать сотрудников значительно снижается или прекращается вовсе.
Можно настроить безопасную печать (даже нужно!). Тогда доступ к функциям копирования и сканирования будет заблокирован системой до тех пор, пока пользователь не авторизуется и не получит разрешение доступа к устройству. При этом данные, курсирующие между сервером и терминалом, будут защищены и зашифрованы.