Российский бизнес родом из 90-х. Помните малиновые пиджаки и анекдоты про «новых русских»? В те времена успеха добивались не те предприниматели, кто скрупулёзно выстраивал бизнес-процессы, а те, кто умел быстро принимать решения. Важнее всего было увеличить объемы продаж и производства, захватить бОльшую долю рынка, нарастить свою рыночную власть. При этом неизбежно возникали потери – но при типичных для тех лет размерах маржи, эти потери были приемлемыми.
Благословенные для многих предпринимателей 90-е давно прошли, конкуренция выросла, о прошлых нормах прибыли остались только воспоминания, да и компании сильно выросли. Чтобы руководить ими пришлось расширять управленческий штат: был один юрист, теперь – департамент с тремя отделами, были два бухгалтера – теперь финансовая дирекция…
Этих служебных подразделений (сегодня их называют бэк-офис) становится все больше, и зачастую штаты растут в них быстрее, чем в основных, производственных подразделениях. Затраты на них растут, а норма прибыли и без того снижается. Если это будет продолжаться, управленческая надстройка разорит бизнес.
Почему так происходит? Интересы офисных сотрудников часто не совпадают с интересами собственника или людей, работающих «в полях». Собственник хочет продать побольше товаров или услуг. Специалист отдела продаж – совершить побольше сделок, каменщик – уложить побольше кирпичей, токарь – выточить побольше деталей, повар – приготовить больше блюд… Зарплаты производственных сотрудников обычно связаны с объемом производства. А вот специалисты отделов безопасности, кадров или маркетинга иногда хотят лишь изображать бурную деятельность при минимуме телодвижений. Их доходы обычно никак не связаны с прибылью компании и часто зависят лишь от расположения руководства да умения красиво отчитаться. Кроме того, руководители офисных подразделений считают, что чем больше у них подчиненных, тем более высок их рейтинг, и специально раздувают штаты.
Как это исправить? Сегодня существует уже большое количество цифровых автоматизированных систем управления, позволяющих посчитать, сколько времени реально необходимо на выполнение той или иной операции, в том числе, и сотруднику бэк-офиса. А если в такой автоматизированной системе имеется временной счетчик количества и сроков выполненных задач, можно перестраивать систему мотивации офисного персонала. Ведь если сотрудники имеют возможность заработать больше, а не сидеть на окладе, они начинают работать лучше. Останется лишь замотивировать руководителей офисных подразделений постоянно снижать затраты, чтобы героем компании считался не тот, у кого больше подчиненных, а тот, кто меньшими силами выполнил больше задач.
Офисные сотрудники всегда заявляют, что «работы у них выше крыши». А руководители офисных подразделений – что у них не хватает людей. Не верьте, это не так. Опыт внедрения на десятках российских предприятий автоматизированной системы управления офисом GANDIVA показал, что резервы в бэк-офисе есть в любой компании. И они немалые. Выявив их, даже средняя организация может ежегодно экономить сотни миллионов рублей.
Какие затраты вы хотели бы снизить в своей компании? Какие инструменты уже используете? Ждем ваши комментарии!