Пандемия не сбавляет обороты, поэтому все сейчас вынуждены приспосабливаться к опасным и неудобным условиям. Работу никто не отменял, а многим компаниям все еще нужно отправлять сотрудников в командировки. Но одних профилактических мер в виде маски или даже прививки недостаточно, чтобы обезопасить себя и других работников.
Рассказываем, что теперь нужно учитывать при подготовке к деловым поездкам и как спланировать путешествие сотрудника, чтобы он точно доехал до важной встречи и вернулся с неё здоровым.
Проверьте, какие ограничения действуют в стране или в регионе
В каждом государстве справляются с пандемией по-разному в зависимости от ситуации. Например, где-то введён локдаун и страна вообще закрыта для въезда, а где-то действуют строгие ограничения, но въезд с деловыми визитом разрешён. Перемещения внутри страны тоже могут быть ограничены – то есть ваш сотрудник попадёт в страну, но может застрять где-то на внутренних рейсах, если ему надо в другой город.
Если командировка предстоит за рубеж, проверьте все ограничения по передвижению на официальных сайтах местного правительства. И так как авиакомпании продают билеты даже в страны, с которыми закрыто авиасообщение, это может запутать. Поэтому не полагайтесь на возможность купить билет, обязательно проверяйте, разрешен ли в страну въезд.
Если же посылаете работника в российский город, информацию о действующих правилах въезда можно узнать на сайте Ростуризма.
Узнайте, что нужно сделать сотруднику перед приездом и после него
Отрицательный ПЦР-тест на коронавирус требуют при въезде практически во всех странах, а в некоторых государствах даже признается российская прививка. Результат теста нужно получить максимум за три дня до поездки. Ваш сотрудник должен сделать тест, иметь на руках его результат, но все равно быть готовым сдать его снова в аэропорту после прилёта и отправиться на изоляцию, пока анализ не будет готов.
Подумайте заранее, кто будет оплачивать расходы на тесты. Логичнее, если работодатель возьмёт их на себя и сотруднику не придётся тратить собственные деньги. Вы можете даже закрепить это правило в локальном акте организации или тревел-политике.
Если же деловая поездка будет внутри страны, придётся узнавать про конкретный город и регион, поскольку единого режима сейчас нет. Везде свои правила, которые зависят от тяжести эпидемиологической ситуации – где-то введен только масочный режим, а где-то действует комендантский час, прибывающим необходима справка об отсутствии контактов с заражёнными и отрицательный анализ ПЦР. Лучше всего проверять информацию на официальном сайте местной администрации.
Заполнить анкету путешественника во многих странах сейчас обязаны все, кто прибывает из-за границы. Здесь сотрудник указывает свой рейс, где будет жить во время командировки, а также посещал ли он недавно страны с критическим количеством заболевших.
Можно подготовиться заранее и скачать анкету на сайте посольства или консульства страны. Тогда вопросы в форме не вызовут у вашего работника лишних трудностей.
В большинстве стран есть также приложения, которые отслеживают контакты с заболевшими и публикуют всю актуальную информацию по коронавирусу. Весь список приложений собран по ссылке.
Оформите сотруднику страховку, которая включает лечение от коронавируса
Вообще, в стандартный полис для выезжающих за рубеж обычно включено лечение вирусных и инфекционных болезней, например гриппа и пневмонии. Коронавирус относится именно к этой категории, поэтому расходы на его лечение сюда тоже входят.
Но в договорах у некоторых страховых компаний обозначено ограничение, что в условиях форс-мажора медицинское обслуживание они не оплачивают. Пандемия COVID-19 считается как раз таким непредсказуемым событием, так что вашему сотруднику в случае болезни могут отказать в выплате.
Обязательно проверяйте договор страховки, звоните на горячую линию компании или покупайте новую – сейчас большинство страховщиков предлагает полисы, включающие лечение коронавируса.
Бронируйте билеты и гостиницы с бесплатной отменой или гибкой политикой возврата
Прежде чем бронировать билет на самолёт или поезд, а также заказывать номер в гостинице, убедитесь, что у организации гибкие правила отмены заказа или возврата денег. Сейчас обстоятельства могут измениться за один день – например, из-за болезни того же сотрудника или введения более жёстких ограничений в стране.
О возможностях менять условия бронирования и возвращать деньги за авиабилеты читайте на официальном сайте вашего перевозчика или Международной ассоциации воздушного транспорта. Всю информацию о билетах на поезд ищите на сайте железнодорожной компании, а в гостиницу можно просто позвонить.
Убедитесь, что ваш сотрудник знает всё про меры безопасности во время пандемии
Конечно, за год пандемии уже каждый выучил, что в общественных местах необходимо носить маски. Но некоторые люди относятся к этому несерьёзно и не выполняют элементарные требования.
Перед отъездом поговорите с сотрудником и убедитесь, что он понимает, зачем нужны правила, и осознает риск. Предупредите, чтобы в местах скопления людей, он надевал маску, пользовался антисептиком для рук и соблюдал социальную дистанцию. Также желательно сделать прививку от коронавируса.
Обязательно проговорите, что делать, если он вдруг почувствует, что заболевает – не нужно надеяться, что всё пройдёт само. Крайне важно обратиться за медицинской помощью, чтобы обезопасить и себя, и окружающих. А в случае болезни он должен знать, как воспользоваться медицинской страховкой.
Как организовать командировку в пандемию, чтобы все прошло гладко
Грамотно организовать командировку всегда непросто, а в ситуации пандемии эта задача кажется невыполнимой. Чтобы не тратить лишнее время, деньги и нервы, советуем присмотреться к сервису организации командировок OneTwoTrip for business. С ним можно:
Сократить расходы на командировки до 30%. Сервис предлагает выгодные цены на билеты 800 авиакомпаний, ж/д билеты по России и Европе и номера в 2 000 000 отелей.
Сэкономить время. OneTwoTrip автоматизирует все тревел-процессы: на оформление билетов тратится не больше двух минут, а заказ моментально оплачивается с депозита или карты.
Не тратить силы на рутину. Сервис упрощает менеджмент и учет командировок: можно заказывать билеты и отели через одного партнера с поддержкой 24/7.
Контролировать весь процесс. В OneTwoTrip можно выставлять лимиты и права для разных сотрудников (от рядовых специалистов до руководителей), вести отчеты и управлять бюджетом.
Не мучиться с оплатой. Сервис предлагает удобные способы оплаты на ваш вкус: корпоративная карта, депозит или постоплата по счету.
Избавиться от лишних трат. К OneTwoTrip можно бесплатно подключиться и пользоваться, там нет никаких скрытых комиссий и абонентской платы. Только скидки!
Если вам нужно организовать командировку в пандемию, переходите на сайт OneTwoTrip for business и оставляйте заявку. С вами быстро свяжется менеджер и расскажет все подробности. Повторяем: сервис бесплатный, а выгода для компании получится огромная.