Кому и какую информацию можно и нельзя передавать
Практически все сведения о сотрудниках, которые хранятся у кадровика, относятся к персональным данным. А, следовательно, они охраняются законом. Напомним: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, к персданным причислена не только информация о составе семьи и здоровье работника, но и ФИО, должности, контакты. Чтобы избежать увольнения из-за разглашения персональных данных, читайте наши рекомендации и корректируйте локальную нормативку.
Взаимодействие с сослуживцами. Допуск работников одной организации к персональным данным коллеги не требует оформления согласия на обработку личной информации. Но надо включить в ЛНА информацию о том, кого и к каким сведениям допустили. Руководителя компании, его замов и кадровиков можно допустить к информации обо всех сотрудниках. Для остальных придется установить ограниченный доступ – предоставлять им только нужную для выполнения служебных обязанностей информацию.
Общие данные, необходимые для рабочего общения, можно предоставить всем сотрудникам. Укажите в ЛНА, что ФИО, должности, рабочие «электронки» и номера мессенджеров раскрыты для всех внутри компании. Ознакомьте с этим правилом весь персонал под подпись (абз. 5, 6 ст. 88 ТК).
Взаимодействие с клиентами. Тут согласие необходимо. Проверьте, что в нем есть разрешение сотрудника предоставлять сведения о нем клиентам организации в коммерческих целях. Можно оформить отдельное согласие на обработку личных сведений для клиентов компании. Иногда допустимо брать письменное разрешение на разглашение личных сведений.
Взаимодействие с третьими лицами. Тут потребуется отдельное согласие на обработку персональных данных (ст.10.1 Закона о персданных). Работник сам решает, что он готов распространять. В частности, это может быть продолжительность работы в компании и наименование должности.
Важно! Такое согласие оформляется по форме, утв. Роскомнадзором (приказ от 24.02.2021 № 18). Если сотрудник его не подписал – никому ничего о нем передавать нельзя.
Читайте статьи по теме на сайте:
· Как оформить согласие на распространение персональных данных
· Как оформить согласие на обработку персональных данных
· Обезличивание персональных данных: что это такое и как выполняется
· Передача персональных данных третьим лицам
· Штрафы за персональные данные
На каком основании уволят и как этого избежать
Увольнение кадровика из-за разглашения персданных возможно, если одновременно выполняются два условия (п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2):
· Произошло разглашение данных, доступных кадровику на основании службы.
· Имеется письменное обязательство кадровика не разглашать личные сведения.
Для увольнения в такой ситуации применяется отдельное основание – подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК.
Вывод:проверяйте каждый раз, какую информацию о работниках вы можете передавать. Должно быть законное основание, зафиксированное в локальной нормативке. Уговорам верить нельзя.
Если, например, коллега ссылается на устное распоряжение директора и просит выдать ему контакты семьи сослуживца, а в ЛНА у него права на информацию нет, – предоставлять сведения нельзя.
Если с запросом обращаются третьи лица, надо проверить, на каком основании они требуют доступ. Если эта ситуация предусмотрена законом – например, обращаются из прокуратуры или полиции, согласие не нужно (ст. 6 Закона о персданных). По телефону ничего передавать нельзя, так как вы никак не проверите, кто именно звонит. Должен быть мотивированный письменный запрос, а в нем – отсылка на статью закона. Нет запроса – спокойно отказывайте согласно разъяснениям Роскомнадзора от 14.12.2012.
Обратите внимание: кадровик не имеет права отправлять данные о сотрудниках даже самому себе на почту (чтобы, к примеру, доделать работу из дома). За это могут уволить, и оспорить увольнение не получится – см. определение Конституционного суда от 28.02.2019 № 457-О.
Личные телефонные номера работников в трудовом договоре указывать можно, но только если работник дал на это письменное согласие. Эта информация не включена в обязательную, которую сообщают о себе сотрудники (ст. 57 ТК). Поэтому руководствуйтесь общими положениями закона о персональных данных и берите согласие.
Данную полную статью вы можете найти на портале для специалистов по кадрам от журнала "Справочник кадровика", также скачать нужные образцы документов.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .