Во многих компаниях поход сотрудника производственного подразделения в бухгалтерию – за справкой, выпиской, с просьбой подготовить дополнительный отчет или переделать счет – превращается в испытание и даже в маленький подвиг. Ведь там этому сотруднику объяснят, что он мешает работать очень важным и занятым людям. И так бывает не только в бухгалтерии.
Производственникам часто не рады в любом служебном подразделении компании. Юрист оскорбится просьбой внести изменения в стандартный договор. Безопасник возмутится пожеланием побыстрее проверить нового контрагента. Кадровикам не нравится требование срочно закрыть вакансию. Почему это происходит?
Работники основных, производственных, подразделений компании изготавливают продукцию или оказывают услуги. Их деятельность приносит компании деньги, и обычно они тем или иным способом замотивированы, чтобы этих денег приносить побольше. Продавец в автосалоне хочет продать больше автомобилей, пекарь на хлебозаводе – испечь больше булочек, водитель на автобазе – перевезти больше грузов. А деятельность работника административно-хозяйственной службы, отделов маркетинга или финансов прямых доходов не приносит. Сотрудникам бэк-офиса часто кажется, что они сами по себе и что было бы только лучше, если бы работники основных подразделений их не беспокоили.
Что с этим делать? У работников бэк-офиса нет внешних клиентов. Так создайте им клиентов внутренних, чтобы бухгалтер, к примеру хотел готовить Справки 2НДФЛ сотрудникам компании так же сильно, как сотрудники банков – выдавать кредиты обеспеченным гражданам.
Для этого между производственными и вспомогательными подразделениями компаний заключаются договоры SLA (от английского Service Level Agreement). Попросту говоря, руководители подразделений договариваются о том, в какие сроки и какого качества должны быть выполнены те или иные операции, и их договоренности фиксируются.
К примеру, юридическая служба должна согласовывать договоры отдела продаж в течение 8 часов, а отдел HR должен закрывать заявки по простым вакансиям в течение недели. Останется лишь эти договоренности зафиксировать, формализовать и занести в цифровую информационную систему, например, в автоматизированную систему управления офисом GANDIVA.
После этого нужно перестроить систему мотивации сотрудников бэк-офиса, чтобы они зарабатывали тем больше, чем больше более качественных услуг и сервисов окажут работникам других подразделений. Такая система полностью меняет взаимоотношения между сотрудниками бэк-офиса и основных подразделений компании.
Если раньше сотрудники компании мешали бухгалтерам, юристам или кадровикам бездельничать на рабочем месте, то теперь они источник их благосостояния. Если раньше офисные сотрудники думали о том, как снизить поток обращений в свой отдел, то теперь размышляют о том, что еще полезного могут сделать для других подразделений компании. Если раньше бэк-офис был обузой, не приносящей денег компании, то теперь становится одним из локомотивов ее роста.
Подписывайтесь на наш канал, и вы узнаете, как грамотно автоматизировать бизнес-процессы в своей компании!