Юристы предъявляют к печатной технике строгие требования. И выбор принтера для них может стать серьёзной проблемой, тк, например, у небольшой юридической фирмы ограниченный бюджет на оснащение офиса.
Нужно отметить, что юристы предъявляют к инфраструктуре печати значительно большие требования, чем любой другой малый бизнес. Их беспокоит не только качество печати, но и её безопасность.
Обо всём по порядку.
Что важно при выборе принтера в юридическое бюро?
- Высокое качество печати. По сути, нужна 100% читаемость любого шрифта, включая самый мелкий, рукописный и тп.
- Изображения фотографического качества. В документах часто встречаются фотографии, к печати которых также предъявляются высокие требования.
- Быстрота печати. Даже краткое описание дела может содержать десятки, а иногда сотни страниц, которые нужно быстро напечатать, не задерживая другие операции офиса.
- Надёжная защита данных. Юристы часто имеют доступ к конфиденциальной информации и потому являются самой атакуемой мишенью хакеров, стремящихся украсть частные и коммерческие данные.
- Компактный корпус. Начинающие юристы часто остро страдают от нехватки места в офисе, но компактность устройства не должна влиять на снижение мощности аппарата.
- Возможность печати в А3 формате. Некоторые документы имеют нестандартный формат. А покупать отдельно А3 и А4 затратно и в финансовом плане, и в плане поиска места для двух устройств.
Большинство компаний покупает МФУ (многофункциональное устройство) 3-в-1 или 4-в-1 с факсом. Это очень удобно в плане экономии места - в МФУ сразу принтер, копир и сканер в одном компактном корпусе. Кроме того, современные девайсы имеют очень хорошее программное обеспечение для облегчения выполнения рутинных операций, связанных с документооборотом. То есть автоматизируют процессы, отнимающие у сотрудников много рабочего времени.
На что обратить внимание при выборе, если вы не разбираетесь в оргтехнике:
- Обращайте внимание на принтеры с лазерной технологией печати. Они работают более стабильно, быстро и качественно.
- Формат печати до А3. Стандартный размер документа А4, но есть документы нестандартного формата. И чтобы не искать, где их распечатать - выбирайте принтер сразу с форматом А3. Тем более, что новые модели чуть менее компактны, чем принтеры А4.
- Скорость печати. Чем быстрее печатает устройство, тем быстрее вы обслужите клиента. Не стоит обращать внимания на принтеры со скоростью менее 30 стр/мин. Оптимально 50 стр/мин.
- Стоимость отпечатка. Мы знаем, что желание купить недорогой принтер иногда побеждает, но это не лучшее решение. Расходные материалы для них, как правило, оказываются дорогими. А потребляет их устройство быстро. И если потребуется напечатать несколько судебных дел - издержки на печать окажутся зашкаливающими.
- Цветная печать. Монохромные устройства дешевле, но если понадобиться сделать цветную копию - они не помогут.
- Ориентируйтесь на примерный объём печати за месяц в вашей фирме. Это нужно не только для понимания потенциальных затрат на печать, но и для понимания - справится ли принтер. У каждого устройства есть рекомендуемый объём печати и допустимые пиковые нагрузки. Если всё время использовать устройство на максимуме возможностей - это приведёт к дорогостоящему ремонту.
- Безопасность. Обратите внимание на то, насколько безопасно использовать устройство: в компаниях, где заботятся о конфиденциальности, на каждом принтере установлен слот для ID-карт. Это позволяет не только не печатать конфиденциальные документы, если подавший их на печать сотрудник не находится у аппарата, но и экономит бюджет на печать - очень многие сотрудники забывают о брошенных заданиях на печать.
- Дополнительные функции. Если в МФУ есть функции, которые сократят вам время обработки документов - поверьте, это очень выгодно.
В целом, печатная техника служит 3-4 года до тех пор, пока объём и стоимость ремонта не начинают стоить дороже покупки нового устройства.