Чаще всего совещание, планерка или митап (называйте как хотите), это с одной стороны возможность понять что в данный момент происходит в рабочем процессе, с другой – адская потеря времени.
Наверняка каждый из нас был на совещании, которое длится несколько часов и не понимал что он здесь делает. Или идет обсуждение одних и тех же вещей уже по восьмому кругу. А после окончания совещания в ничего нового не узнали, но теперь нужно наверстывать упущенное время.
Как руководитель проектов, я провел сотни совещаний и планерок, и выписал несколько принципов, которые позволяют делать их эффективными.
1. Повестка встречи
Это обязательный пункт. Если нет списка вопросов, которые будут обсуждаться -нечего и начинать планерку. Все пришедшие должны четко понимать, какие вопросы будут подниматься. Если в ходе общения появляются новые вопросы, которые не были зафиксированы в повестке - всегда можно их отметить и добавить в план на следующую планерку, чтобы участники могли должным образом подготовиться.
2. Начинайте с финала
Цель вашего совещания - предпринять какие-то конкретные действия, которые должны произойти после него. Объявите об этом в самом начале и держите фокус на этих вещах.
В идеале, после общения должен быть список дел, с четкими сроками и указанными исполнителями.
Например такой:
1. Сделать макет к среде. Олег
2. Уточнить у Клиента вопросы по требованиям ко вторнику. Дима
3. Согласовать аналитику до конца недели. Дима
4. Актуализировать бюджет проекта (СЕГОДНЯ). Оксана
Обязательно оставьте пару минут, чтобы в конце обсудить список итоговых действий. Просто чтобы убедиться, что все участники понимают какие задачи нужно выполнить, как их выполнить и владеют всей необходимой информацией.
3. Разрешите не приходить всем.
Подумайте, кому необходимо прийти, а кому будет достаточно прочитать протокол собрания и посмотреть список задач. Возьмите только тех, кто будет принимать активное участие. Не уверены кто именно нужен? Предложите людям самим решить, нужно ли им быть на собрании, основываясь на вашей повестке. От большинства людей будет больше пользы на рабочем месте, чем на планерке.
4. Дайте время на подготовку.
Если для целей совещания важна предварительная подготовка, например, нужно что-либо прочитать, чтобы быть в курсе обсуждаемой темы, попросите участников уделить время на подготовку до совещания. Хорошим тоном будет отправить повестку совещания заранее, чтобы каждый понимал какие именно вопросы будут обсуждаться.
Если нужно обсудить вопросы с большим количеством людей, попробуйте разделить встречу на две. Все же чем меньше будет участников, тем проще договориться.
Когда все собрались, углубляйтесь в тему, зная, что все собравшиеся находятся на одном уровне знаний и пришли подготовленные. Никогда не используйте собрания для повторения того, что люди уже должны знать.
5. Оцените затраты.
Каждый участник совещания мог бы с гораздо большей пользой потратить своё время. Сделайте так, чтобы ни у кого не было сомнений, что участие в вашем совещании принесет пользу от потраченного времени. Собрание не должно вести к заранее предсказуемому результату. Оно может быть вкладом в развитие проекта, который принесет какую-то пользу в будущем.
Кроме этого, будьте внимательны к затратам, которые несет за собой проведение совещания. Принимайте в расчет ценность создания результатов в формате "что мы делаем следующим шагом".
Просто посчитайте, стоимость вашей встречи. Прикиньте стоимость часа каждого сотрудника. Для этого его примерную зарплату нужно разделить на 168. Т.е. если зарплата человека 100 000 рублей + 40% налогов (в случае официального оформления, получается 140 000 / 168 = 833 руб стоимость часа работы такого сотрудника. Если вас собралось 6 человек и вы просидели 2 часа, вы сожгли примерно 10 000 рублей - ваша повестка встречи стоит того?
Попробуйте применить по крайней мере один из этих советов на следующем совещании, которое вы будете проводить.