Статистики- как инструмент управления. Практика бизнеса. Часть 7.

Сегодня мы разберемся, почему статистики вошли в административную шкалу и как их описывать. Статистика — это количество или объем чего-то, по сравнению того же самого за более ранний период. То есть мы сравниваем что-то, что можно подсчитать с тем же самым, но в более ранний период. Например, вчера в магазине было продано 1 тонна огурцов, сегодня 3 тонны. Мы сравниваем количество проданных огурцов вчера и сегодня. Или компания вчера продала услуг на сумму 200 тысяч рублей, а сегодня всего на 50 тысяч рублей. Сравнивая продажи за последних два дня мы можем сказать увеличился доход или упал. Статистику можно вести по часовую, дневную, недельную, месячную, квартальную, годовую и т. д. Главное, чтобы сравнение было в одинаковый период времени: день с днем, час с часом или неделя с неделей. Когда статистику переносят на график, то можно видеть наклоны линии: вверх, вниз или без изменений. По наклону можно определять положение дел (состояния) в компании и прописывать точные шаги для улучшения этого положения. Об этом вы можете прочитать в брошюре «Этика и состояния» Л.Рона Хаббарда. Купить ее можно в издательстве Нью Эра. Опытные владельцы бизнеса давно используют наклоны графиков статистик, чтобы прогнозировать состояние компании или быстро его изменять. Как описать точно статистику? Вы уже научились описывать идеальную картину. Я использую этот инструмент для создания описания статистик для каждой области компании или конкретной должности. Например, возьмем должность секретаря приемной. Идеальная картина (это мое видение) производства этой должности такова: «секретарь приемной принимает весь входящий поток (люди, звонки, письма, сообщения для компании, рассылки и т. д.), сортирует его и распределяет по сотрудникам компании быстро и своевременно. Также секретарь приемной обеспечивает, чтобы эти линии работали быстро и бесперебойно. Для этого он следит за тем, чтобы люди долго не находились с приёмной, а быстро доставлялись к тому сотруднику, кто будет работать с ними, а звонки быстро переводились тому сотруднику, кто их должен обработать». Мое видение работы этой должности основано на знании организующей схемы и продукта этой области (секретарь приемной находится в отделе коммуникаций, и продуктом этого отдела (если очень просто сказать) является «эффективные линии коммуникации». Поэтому секретарь приемной и будет отвечать за скорость входящего потока по этим коммуникационным линиям. Вот теперь на основе этой картины я могу составить статистику. Я вижу, что секретарь приемной обрабатывает входящий поток. Значит этот поток можно подсчитать. И статистикой можно сделать «количество входящего потока». Это общая статистика. И она не будет объективной, поскольку здесь смешаны и люди, и звонки, и письма. Поэтому, я бы выделила основной поток, с чем больше всего работает секретарь приемной. Если это посетители- значит, главной статистикой будет «количество посетителей, направленных по правильным линиям», если это звонки, значит, «количество звонков, правильно перенаправленных нужным сотрудникам». По главной статистики мы будет определять наклон графика статистики, а значит и состояние поста. Возможно, секретарь будет выполнять дополнительную работу, такую как «принести чай или кофе посетителю, который ожидает директора». В таких случаях добавляется еще одна статистика (но не следует делать ее главной статистикой должности) — количество баллов за выполненный сервис. Когда вы собираетесь присвоить такую статистику должности, сначала нужно тщательно разобраться какие обязанности здесь выполняются и сколько времени каждое действие из них занимает. Но не следует сюда вносить основные действия по обработки входящего потока. После этого оцените каждое действие в баллах. Так делают и для должности «бухгалтер». Почему этот инструмент вошел в административную шкалу? По моему мнению, статистики, так же как и планы и программы помогают внедрить цель. Когда мы ставим в программе задачу: «продать 5 автомобилей», мы работаем в области статистик. И когда эта задача выполнена, мы видим, что появился инструмент для определения состояния в этой области. Мы можем видеть улучшилось положение дел после того, как мы внедрили какое-то количество задач программы или нет, приблизило это к нашей цели или нет. Надеюсь, теперь у вас есть представление, как составлять статистики. Задание: напишите идеальную картину для должности у которой пока нет статистик. На основании идеальной картины — опишите статистику поста. Если возникли трудности — обращайтесь!