Процесс оформления командировок, которые выполняют многие ОЦО, является достаточно трудоемким. Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок Центра корпоративных решений, рассказала Клубу ОЦО, как роботизация оформления командировок позволила оптимизировать этот процесс и повысить его эффективность.
Первый шаг в сторону оптимизации процесса командирования был сделан в нашем Центре еще в 2018 году (тогда это был НЛМК-Учетный центр. – прим.ред.): мы разработали и разместили на внутреннем портале интерфейс для подачи и согласования заявок на командировки, что значительно упростило их оформление для сотрудников. Однако это не принесло существенного экономического эффекта.
Необходимо было оптимизировать весь процесс – от подачи заявки до ее оплаты бэк-офисом. К реализации задачи мы приступили в Центре корпоративных решений в середине 2019 года.
Предпосылки и план проекта
На старте проекта была следующая ситуация:
- децентрализованная функция командирования в трех холдингах;
- разнообразные способы оплаты, множество поставщиков, бумажный документооборот;
- отсутствие полноценной аналитики по расходам на бизнес-тревел;
- бухгалтерский блок был встроен в управление по организации деловых поездок, а его сотрудники были практически «погребены» под стопками и мешками первичных документов и авансовых отчетов – долги на конец 2019 года по отражению авансовых отчетов и оплате агентствам исчислялись десятками миллионов рублей;
- низкий уровень автоматизации процесса;
- разный подход к определению лимитов на проживание;
- два крупных международных агентства обслуживали московские представительства двух холдингов;
- использовались разные платформы заказа услуг.
План работ включал в себя несколько этапов.
- Построение единой контрактной модели для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект – снижение стоимости услуг, уменьшение документооборота.
- Унификация процесса командирования для всех компаний холдинга. Ожидаемый эффект – повышение качества и скорости сервиса, снижение его стоимости.
- Тиражирование модели на все компании. Ожидаемый эффект –высвобождение ресурсов команд, ответственных за деловые поездки, на решение иных задач; снижение стоимости ИТ-решений и внедрение лучших практик; дополнительные инструменты мотивации сотрудников.
- Развитие тревел-центра и оказываемых им услуг. Ожидаемый эффект – повышение качества сервиса, оказание дополнительных услуг.
Продолжение статьи по ссылке