Почему опасно предоставлять отпуск авансом
Случается, что работник авансом отгулял отпуск, получил положенные ему отпускные, а потом решил уволиться. В этом случае возникает проблема: а что с деньгами? Придется подарить их сотруднику? Увы, так и есть. Если сам работник не собирается возвращать отпускные, взыскать их работодатель может только частично. И то не всегда.
В девяти случаях у работодателя вообще нет права на удержание излишне выплаченных отпускных (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК):
· Ликвидация компании.
· Сокращение штата или численности сотрудников.
· Призыв на срочную военную или альтернативную гражданскую службу.
· Восстановление на работе по решению суда или ГИТ.
· Признание сотрудника нетрудоспособным.
· Невозможность продолжать работу из-за чрезвычайной ситуации (решение на региональном или федеральном уровне).
· Увольнение новым собственником первых лиц компании.
· Увольнение из-за медпоказаний или невозможности предоставить другую работу.
· Смерть или признание сотрудника без вести пропавшим.
Все документы по увольнению в этих случаях надо тщательно подготовить. Если допустить ошибку, претензии могут быть не только от ГИТ, но и от ФНС. Зарплата работника уменьшает величину налога на прибыль. Следовательно, налоговики могут проверить, действительно ли в данной ситуации отпускные невозможно удержать.
Наши рекомендации:
1. Сохраняйте заявления на отпуск. Они докажут, что работник сам просился в отпуск раньше положенного.
2. Проверяйте все связанные с обстоятельствами документы: копию свидетельства о смерти, медзаключения, повестки. А вот хранить их нельзя. В них содержатся персональные данные. За это может наказать уже Роскомнадзор. Первый раз штраф составит 100 000 рублей, повторное правонарушение обойдется в 300 тысяч (ст. 13.11 КоАП).
3. Проверьте, что в приказе на увольнение правильно указано основание увольнения.Ошибетесь со статьей Трудового кодекса – «попадете» на штрафы и доначисление налогов.
4. Укажите в приказе все реквизиты документов, на основании которых сотрудник был уволен. Если потребуется, контролер сам их запросит через межведомственный обмен документами.
Отпуск отгулял, а деньги не вернул
В любой компании есть работники, у которых есть право уйти в отпуск до того, как они отработают положенное время. Это многодетные родители, пока их младшему ребенку не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК), совместители (ст. 286 ТК) и т.д. Отказать льготнику, у которого есть право на отпуск, нельзя (ч. 4 ст. 123 ТК ). Кроме того, работодатель может и сам пойти навстречу работнику и отпустить его в отпуск раньше.
Важно:поправки в законодательство относительно приоритетного отпуска у многодетных были приняты в 2021 году, когда графики отпусков уже были утверждены. Роструд ранее напоминал, что с 20 марта подчиняться графику многодетные не обязаны.
Помимо перечисленных выше девяти ситуаций, в остальных случаях отпускные можно удержать из выплат при увольнении. Но только частично – 20% от зарплаты, как указано в ст. 238 ТК. Минтруд разъяснял, что одну пятую можно удерживать и с других выплат, положенных работнику при увольнении (письмо от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784). Такая же позиция и у судов.
Важно:согласие работника с удержанием не требуется. Но укажите факт удержания в расчетном листке. Постфактум решить вопрос не получится (см., например, определение Верховного суда от 25.10.2013 № 69-КГ13-6).
Кстати, работодатель может изначально решить, что не будет удерживать отпускные при любом основании увольнения у всех работников или какой-то их категории. Это надо зафиксировать в локальной нормативке или коллективном договоре.
Статьи по теме на сайте:
· Отпуск не по графику отпусков
· Деление отпуска на части в 2021 году
· Отпуск многодетным родителям в 2021 году
· Расчет отпускных в 2021 году
Готов вернуть. Но не всё
Шанс вернуть все деньги у работодателя есть, только если сам сотрудник согласен выплатить спорную сумму. Подавать на него в суд бессмысленно, суды в таких случаях встают на сторону работника (см., например, определение ВС от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, определение Девятого КСОЮ от 06.08.2020 № 88-5211/2020).
Чтобы удержание более 20% было законным, получите письменное согласие сотрудника. В таком случае будет считаться добровольным погашением долга и претензий не будет (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Устного согласия недостаточно.
Данную полную статью вы можете найти на портале для специалистов по кадрам от журнала "Справочник кадровика", также скачать нужные образцы документов.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .