Собрали все показатели по отделу продаж, автоматизировали отчетность, построили аналитику принятия решения.
Привет! Меня зовут Роман Абрамов, я руководитель «cntrl+». Мы занимаемся внедрением бизнес-аналитики на основе данных о финансах, продажах, рабочем времени и производстве.
К нам обратилась московская организация по оформлению банкротства для физлиц. Деятельность заключается в том, чтобы помочь клиентам (физлицам) избавиться от долгов путем прохождения процедуры банкротства .
Процесс продажи проходит в несколько этапов. Итак, по порядку. Первая линия – звонари. Ребята, которые квалифицируют, подходит ли клиент под банкротство. Если да, клиента передают во вторую линию – к продавцам, которые проводят встречу или видео-встречу и непосредственно продают услуги. После продажи – переход в отдел производства, то есть само оказание услуги. Помимо перечисленных этапов ведется контроль оплат, так как ценник на услугу зависит от ряда факторов, и оплата происходит ежемесячно и частями.
Три страшных слова: ручной сбор данных
Собственник компании пришел к нам по рекомендации летом прошлого года. Организация имеет целую сеть компаний и, как следствие, 100-150 входящих лидов каждый день. Изначально вся отчетность велась вручную. Каждый день руководитель и сотрудники сами собирали все данные. Только представьте, посчитать количество лидов, отфильтровать по каждому менеджеру, дальше все это подсчитать. И так по каждому отделу. Много показателей попросту оставались не вне поля зрения. Ребята уже знали, что такое Bl аналитика и дашборды, поэтому задача выстроить аналитику AmoCRM была сформирована заранее.
Конкретизировали цель: автоматизировать всю отчетность и получить аналитику, которая собирает всю нужную информацию.
После заключения договора приступили к реализации. Вели проект стандартно по этапам:
- развернуть базу данных,
- подключиться к api crm-системы,
- настроить обновления и модель данных,
- настроить визуализацию
Однако в моменте весь процесс пришлось приостановить.
На старте работа велась с AmoCRM. Под нее и была создана база данных с таблицами, написаны скрипты и подключение к ним. Готовые к этому моменту отчеты – также на базе Amo. Но в процессе работы произошла смена ПО, а именно - переезд в битрикс. Источник данных пришлось переключать, из-за чего вся интеграция затянулась еще на два месяца. Но тут ничего не поделаешь.
Проделанную работу заморозили. Дождались пока клиент “перевезет” всю информацию в новую CRM. Создали еще одну базу данных, в которой содержались таблицы, переключили адреса с одной базы данных на другую, скорректировали какие-то поля. Все отчеты и визуализации в итоге сохранились.
***
Также по ходу работы мы обсуждали, в каком виде должна быть сделана выгрузка, потому что у клиента было собственное видение готового дашборда.
Какие показатели должен отражать такой борд:
- сколько лидов заходит за день,
- как лиды двигаются дальше, на каком этапе в воронке виснут,
- насколько эффективно двигает клиента по этапам конкретный звонарь
Что в итоге получилось после оцифровки всех данных:
Помимо того, как меняется конверсия на каждом этапе, теперь видна статистика, на каких этапах лидов зависает больше всего. С таким отчетом процесс управления продажами стал более осознанным и понятным.
Теперь заказчик может отследить, на каком этапе воронки задерживается клиент у каждого менеджера. Руководители отделов могут оценить эффективность сотрудников и решить проблему с узким горлышком.
Насколько эффективно двигает клиента по воронке конкретный звонарь: стали видны все отклонения по показателям. Теперь плановая раздача пинков становится очень даже обоснованной.
Изменения конверсий. Руководитель в любой момент может посмотреть, как меняется конверсия нарастающим итогом каждый день. Таким образом отслеживается, насколько грамотно и стабильно работает менеджер по одним и тем же цифрам.