Каждому логисту приходится работать с документами: договоры, ТТН, платежные документы и многие другие. Если добавить к этому письма и внутренние отчеты, то количество становится устрашающим. Если запутаешься и совершишь ошибку, даже опечатку, то документ, например, акт или платежку, могут признать недействительным.
Чтобы избавиться от ошибок, нужно:
— Выделить время для работы с документами. Например, заполнять все договоры утром, а отчеты создавать вечером. Чтобы эта работа не затянула полностью, можно ставить таймер на полчаса или час. В остальное время можно заниматься общением с клиентами и другими задачами. Минус в том, что документы часто приходится заполнять экстренно.
— Делегировать работу с документами другому специалисту. Это может быть делопроизводитель, офис-менеджер, кто-то еще. Если брать на эту должность человека с супервниманием, то, скорее всего, ошибок в документах почти не будет. Но важно правильно распределять нагрузку такого специалиста, ведь он будет готовить документы по всем перевозкам и контрактам компании. Еще один минус — если у такого специалиста возникнут вопросы, он пойдет с ними к логисту и все равно займет его время.
— Использовать шаблоны в Умной Логистике. В экосистеме есть шаблоны для всех документов и отчетов, необходимых в работе логиста. Если вы уже не в первый раз создаете договор для определенного клиента, то можете скопировать данные из его карточки — это поможет обойтись без ошибок. В некоторые документы и почти все отчеты данные подгружаются автоматически.