Организовать командировку – непростая задача. Слишком много важных нюансов нужно учесть, и при этом нельзя отвлекаться от своих основных задач. Особенно сложно это даётся начинающим HR-специалистам, тревел-менеджерам и руководителям, у которых пока недостаточно опыта в подобных делах.
Поэтому специально для вас мы собрали все вредные советы по организации командировок в одной статье. Читайте и никогда так не делайте :)
Откладывайте всё на последний момент
Такой антисовет можно спокойно применить и к обычным путешествиям. Только вот в случае с деловыми поездками рисков больше.
Например, если слишком затянете с покупкой билета на самолёт, сотруднику придётся лететь не самым удобным рейсом и у него совсем не будет времени, чтобы отдохнуть перед встречей. А это легко может повлиять на результат сделки.
То же самое можно сказать и про бронирование отелей. Если HR сделает всё в последний момент, сотрудник будет жить не в удобном отеле рядом с офисом ключевого партнёра, а чуть ли не за городом. Из-за этого придётся дополнительно тратить деньги на общественный транспорт или такси. И не будем забывать, что позднее бронирование в 99 случаях из 100 выйдет дороже. Сомневаемся, что ваш босс будет в восторге от подобного расточительства.
Полностью игнорируйте личные предпочтения сотрудников
Некоторые руководители и менеджеры считают, что сам факт отправки сотрудника в командировку – это большой подарок. Что-то вроде отпуска, только компания ещё и платит за перелёт. При этом на предпочтения человека обычно не обращают внимание. И у такого игнора могут быть серьёзные последствия.
Например, вашей организации нужно отправить в командировку очень крутого продажника, но у него аэрофобия. До города, где пройдёт важная сделка, добираться долго, но расстояние можно преодолеть на поезде. Несмотря на это, руководитель настаивает на авиаперелёте: это один день, проведённый в командировке, да и стоимость билета ниже. В итоге ваш сейлз проваливает переговоры из-за сильного стресса от полёта.
Подобных ситуаций легко избежать, если прислушиваться к пожеланиям ваших коллег или подчинённых.
Взваливайте на себя всю работу
Вы можете готовить сотрудников к деловым поездкам самостоятельно, но есть риск сойти с ума от количества документов, сделать что-то неправильно или не учесть пожелания работников, которые потом будут недовольны.
Не бойтесь делегировать обязанности и доверять сотрудникам самим бронировать поездки. Это очень легко сделать, например, с помощью сервиса OneTwoTrip for Business. Вам достаточно только предоставить коллегам необходимые права доступа, и они самостоятельно смогут оплачивать билеты и отели через удобный интерфейс системы.
На самом деле у такого решения двойная выгода:
- вы освобождаете себя от части рутинной работы и можете потратить больше времени на действительно интересные задачи;
- мотивация сотрудников повышается: менеджеры ценят доверие начальства и начинают работать эффективнее.
Не учитывайте возможность ухода на больничный во время командировки
Когда планируете что-либо, всегда держите в голове закон Мерфи: «Если что-то может пойти не так, оно пойдет не так». При организации командировки следует помнить об этом шуточном принципе.
Даже если отправляете в командировку настоящего фаната здорового образа жизни, который ни разу в жизни не болел, предусмотрите возможность его простуды прямо во время деловой поездки.
Кроме того, обязательно позаботьтесь о медицинской страховке сотрудника. Во время пандемии это особенно актуально! Если ваш коллега сляжет с короновирусом прямо во время заграничной поездки, то это обернётся для компании большими затратами.
Невнимательно рассчитывайте зарплату на время командировки
Многие эйчары и руководители по незнанию рассчитывают зарплату по формуле: «зарплата в месяц / количество рабочих дней в месяц* количество дней командировки». На самом деле это неправильный и даже незаконный подход.
По актуальным нормам, зарплата сотрудника во время командировки должна быть не ниже его среднего заработка. Чтобы вычислить эту сумму, изучите заработную плату работника за последние 12 месяцев. И на основе этой информации рассчитать средний показатель его дохода.
Не выходите с сотрудником на связь после его отъезда
Худшее, что может чувствовать человек, находящийся по работе в чужом городе или в другой стране – это ощущение, что его бросили на произвол судьбы. Конечно, люди реагируют по-разному, и для многих это пустяки.
Тем не менее, старайтесь поддерживать с вашим коллегой постоянный контакт и интересуйтесь его успехами. Такой небольшой тимбилдинг повысит его боевой дух.
Собирайте документы для поездки без чёткого плана
При оформлении документов для командировки лучше всего использовать заранее подготовленные чек-листы. Иначе можно забыть что-нибудь очень важное или оформить бумаги неправильно. Но что делать, если таких списков не было или прошлый HR не оставил после увольнения никаких инструкций? Выход один – найти их в свободном доступе в интернете.
Однако у таких чек-листов две проблемы: они либо не содержат все необходимые документы, либо включают множество необязательных.
Поэтому, чтобы вам было проще, OneTwoTrip for Business собрал бесплатный чек-лист из всех самых необходимых документов в одном PDF-файле.
Из него вы узнаете:
- всё об оформлении командировки, даже если она выпадает на праздничные или выходные дни;
- что такое служебное задание, командировочное удостоверение и зачем они нужны;
- чем отличается оформление командировок по России от заграничных поездок;
- что будет, если вы оформите документы некорректно.
Переходите по ссылке и бесплатно скачивайте файл с важной информацией обо всех документах, чтобы без проблем отправлять своих коллег или подчинённых в продуктивные деловые поездки.