Обеспечение безопасной печати в офисе - это сочетание технологий и понимание человеческой природы. Ознакомьтесь с 5-ю причинами, почему безопасная печать в офисе не работает должным образом.
1. Защищённая печать работает неправильно
У каждого принтера есть собственные приложения для безопасной печати. Некоторые производители, такие как Sharp, предлагают дополнительные комплекты безопасности, в то время как другие, например Konica Minolta, уже имеют встроенные меры безопасности в программное обеспечение. Изучите инструменты защищенной печати вашего принтера, чтобы убедиться, что они правильно настроены.
2. Сотрудники не используют режим безопасной печати
Для этого есть 2 причины:
- Сотрудники не понимают, как использовать этот режим. Им необходимо обучение, которое займёт пару минут.
- Сотрудники не понимают важность безопасной печати. Им нужно объяснить, что это часть их обязательств по сохранению конфиденциальности клиентской информации.
3. Есть то, о чём вы не знаете
В большинстве устройств есть жёсткий диск, где хранятся все копии напечатанных и отсканированных документов. Убедитесь, что ваши принтеры настроены на автоматическое удаление документов с этих жестких дисков после их печати.
4. Сотрудники забывают документы на принтере
Компания HP обнаружила, что «почти 30% всех распечатанных документов остается в принтере, чтобы любой мог их забрать». Сотрудники убегают на встречу или получают телефонный звонок, и через четыре часа распечатанные ими конфиденциальные документы все еще находятся в лотке. Безопасная печать заставляет вводить пароль или карту доступа на принтере, чтобы запустить печать. Если обстоятельства сложатся так, что документ будет забыт - машина его просто не распечатает, а значит, не увидит никто посторонний.
5. Центр притяжения - принтер или копировальная комната
Раньше центром притяжения был кулер. Вокруг него собиралось несколько человек, обсуждающих насущные проблемы. Теперь это место принтер или копи-комната. Сотрудники стоят в очереди, ожидая, пока их документы будут напечатаны и обмениваются новостями. И пока каждый забирает свои отпечатки, конфиденциальная информация может перейти из рук в руки несколько раз.
Если вам требуется помощь в настройке безопасной печати в офисе и вы находитесь в столице - заполните форму. Наш инженер подъедет в удобное время и настроит за пару часов, параллельно объяснив, как ей пользоваться.