Привет, меня зовут Александра Левицкая, я директор по маркетингу и развитию в HRtech-стартапе VCV. Мы автоматизируем отбор кандидатов на вакансии для быстрого и эффективного найма в любых сферах.
Пару лет назад у нас возникли сложности с организацией командировок. Количество сотрудников стремительного росло, бухгалтер тонул в операционке с бумагами, HR-специалисту и офис-менеджеру стало неудобно заниматься такими вопросами. Всё-таки нужно как-то системно контролировать перелёты и проживание десятка людей из разных городов страны.
Так что мы озадачились поиском решения, которое по максимуму автоматизирует процессы. Спойлер: нашли, об этом рассказываю ниже.
Предыстория
В 2018 году ощутимо увеличилась команда. За короткий срок мы выросли в два раза – нас было 17, а стало 40. Первые деловые поездки и корпоратив, на который захотели собрать всех сотрудников, показали, что нужна оптимизация и как можно быстрее.
Прежде чем что-то внедрять, мы разложили по полочкам, какие есть проблемы и какие функции нужны во внешнем сервисе. По опыту коллег знаю: часто в компаниях хотят автоматизировать всё и сразу, потому что менеджерам поставили такую задачу. На мой взгляд, лучше не спешить и чётко расставить бизнес-приоритеты.
В итоге мы выбрали онлайн-сервис OneTwoTrip for Business.
Что было не так и какими опциями сервиса это исправили
Мы быстро подключили сервис: оставили заявку на сайте, подписали договор и получили логин с паролем для входа в систему. После этого сразу забронировали первую командировку.
Что изменилось:
1. Разобрались с некорректным оформлением документов.
Было: сложное проведение командировочных документов по бухгалтерии.
Стало: автоматическое формирование закрывающих документов по поездкам. Теперь они отображаются в личном кабинете и в нашей системе электронного документооборота.
2. Перестали прыгать с сайта на сайт.
Было: хаотичная покупка билетов и бронирование отелей на разных сервисах. Стало: управление командировками в едином окне, никакие данные не теряются.
3. Убрали информацию по командировкам из Excel.
Было: таблицы в Excel.
Стало: простой интерфейс для поиска, которым легко пользуется как бухгалтер, так и HR-специалист, офис-менеджер и остальные сотрудники.
4. Добились прозрачности всех затрат на командировки.
Было: руководство не понимало, сколько денег уходит на командировки.
Стало: в системе есть отчёты о расходах, можно контролировать бюджет, настраивать лимиты и права для неограниченного количества сотрудников на разных позициях. Например, кто-то сможет только бронировать командировки, бухгалтер – видеть отчётную документацию, а руководитель – контролировать затраты.
5. Быстро меняем и возвращаем билеты.
Было: у офис-менеджера уходило время на звонки и переписки по почте, чтобы вернуть или обменять билеты.
Стало: всё автоматизировано, никуда не нужно звонить.
6. Больше не переживаем, что кто-то из сотрудников останется в неприятной ситуации без помощи.
Было: в случае каких-то проблем сложно дозвониться до службы поддержки.
Стало: у нас есть выделенный менеджер и круглосуточная служба поддержки.
В целом могу сказать, что нам подходит это решение, пока всё нравится. Особенно это актуально для больших компаний, где в штате от 30 человек и процессы организовать непросто. На всякий случай оставляю ссылку и желаю всем удачных командировок.