Продолжаю цикл статей, посвященных системам менеджмента качества.
Сегодня попробуем разобраться в секретах управления обменом информации. Тема – не праздная, ибо от того, как Вы наладите сбор и обмен информации в Вашей СМК зависит её эффективность.
Припомним, что требует ГОСТ Р ИСО 9001.
«7.4 Обмен информацией
Организация должна определить порядок внутреннего и внешнего обмена информацией, относящейся к системе менеджмента качества, включая:
a) какая информация будет передаваться;
b) когда будет передаваться информация;
c) кому будет передаваться информация;
d) каким образом она будет передаваться;
e) кто будет передавать информацию.»
Согласимся, что в отличие от других, это требование ГОСТ весьма конкретно. Порядок обмена целесообразно определить в стандарте организации (регламенте, инструкции).
Целью реализации требований стандарта будет являться своевременное обеспечение участников процессов Вашей СМК необходимой и достаточной информацией для результативного функционирования процессов в соответствии с установленными требованиями (в том числе требованиями, применительно к выполнению ГОЗ). Фраза в скобках – это уже реверанс в сторону нового ГОСТ РВ 0015–002–2020.
Обычно обмен информацией подразделяют на две группы:
- внутренний обмен: обмен информацией между участниками процессов Вашей СМК;
- внешний обмен: обмен информацией между Вашей организацией и внешними сторонами, в том числе и заинтересованными.
Внутренний обмен, как правило, производится по следующим каналам:
- вертикальные каналы – информационные каналы от высшего руководства до каждого работника (подразделения) и от каждого работника (подразделения) до высшего руководства
- горизонтальные каналы – информационные каналы между подразделениями и должностными лицами.
Внешний обмен производится по следующим каналам:
- вертикальные каналы – информационные каналы между Вашей организацией и заинтересованными сторонами, имеющими по отношению к Вашей организации правоустанавливающие, директивные, контрольные и/или разрешительные права. Под указанными заинтересованными сторонами в обычно подразумевают федеральные и местные законодательные институты, федеральные и местные органы исполнительной власти, надзорные и лицензирующие (сертифицирующие) организации, военное представительство (при наличии);
- горизонтальные каналы – информационные каналы между Вашей организацией и партнерами (поставщики, потребители, потенциальные потребители и др.).
Так как же наладить эффективный обмен информацией?
В некоторых организациях приходилось встречать пухлые стандарты, где была куча таблиц с указанием подразделений и номенклатурой информации, подлежащей передаче (получению). Чем неудачно такое решение? Это – неповоротливость и частичное отсутствие обязательных данных по 7.4 ГОСТ Р ИСО 9001. Да что там далеко ходить? Посмотрите Ваш стандарт (инструкцию) по обмену...
Мне представляется целесообразным оформление перечней информации передать подразделениям и должностным лицам. Перечни (назовём их карты предоставления информации) включают следующие графы:
- - наименование предоставляемой информации (основание для предоставления)
- - кто готовит и передает информацию;
- - кому передается информация;
- - сроки предоставления информации;
- - форма представления информации;
- - способ передачи информации;
- - отметка о передаче информации.
Указанные карты целесообразно готовить ежегодно и согласовывать их с представителем руководства по СМК (а то - мало ли чего там понапишут).
Ответственный за ведение карты в подразделении, как правило, назначается распоряжением руководителя подразделения.
Перечень должностных лиц Вашей организации, обязанных вести карту предоставления информации, целесообразно определить приказом генерального директора.
Что получаем при таком информационном обустройстве?
1 Исполнители знают характеристики информации, подлежащей обмену (состав, формат, адресат, сроки предоставления и др.)
2 Простота (а значит и эффективность) контроля со стороны руководителя подразделения (должностного лица), направляющего информацию или получающего её
Естественно, что состояние обмена информации можно быстро проверить и во время внутренних аудитов или при плановых проверках стандартов организации.
Если за Вашей организацией закреплено ВП, не забываем и про это:
«Обмен информацией между ООО ООО и закрепленным за ним военным представительством осуществляется в соответствии:
- с требованиями Положения о взаимодействии с военным представительством;
- с требованиями применимых документов по стандартизации;
- с требованиями документированной информации СМК ООО ООО.»
Готовый типовой стандарт для СМК по ГОСТ РВ 0015–002–2020 СТО 123456RW-132-2021 «Система менеджмента качества. Обмен информацией в рамках функционирования системы менеджмента качества» можно приобрести здесь.
А если Ваша СМК сертифицирована по ГОСТ Р ИСО 9001–2015, то заглядывайте сюда СТО 8765RISO-132-2022 «Система менеджмента качества. Обмен информацией в рамках функционирования системы менеджмента качества»/
Актуальный перечень ранее опубликованных на канале статей со ссылками посмотреть/скачать.
16.06.2021