В упрощенном виде каждая организация существует для того, чтобы производить продукт или оказывать услуги клиентам. Если продукт или услуга не соответствует требованиям клиентов, они откажутся от покупки. Поэтому для организаций критично создавать качественные продукты, которые понравятся потребителям. При этом, чтобы выжить на рынке, а в идеальном случае получать стабильную прибыль, организации должны следить за своими затратами. Это заставляет балансировать: с одной стороны, следить за качеством результатов, а с другой – не тратить зря ресурсы.
О Руководстве MoV
Руководство Management of Value (Управление ценностью, MoV) дополняет набор публикаций о лучших практиках управления от компании Axelos:
- MoP (Management of Portfolios, Управление портфелем),
- MSP (Managing Successful Programmes, Управление программами),
- MoR (Management of Risk, Управление риском),
- PRINCE2 (Projects in Controlled Environments, Управление проектами).
Руководство MoV помогает создавать нужные продукты, снижать затраты на создание продуктов и более эффективно использовать доступные ресурсы.
Системное применение MoV окупается: выгоды в разы превышают вложения сил и средств в построение процессов управления ценностью. Это подтверждают кейсы Инженерных войск США (применение в строительных проектах), Офиса Управления и Бюджетирования мэрии Нью-Йорка, Департамента транспорта Калифорнии.
Что такое ценность
Ценность — это соотношение полученных выгод и использованных ресурсов. Выгоды – это прибыль, репутация, лояльность потребителей. Расходы включают в себя деньги, рабочее время сотрудников, электроэнергию и расходные материалы.
Абстрактные понятия лучше всего объяснять на примерах.
Пример 1
Руководитель химического предприятия поставил цель удвоить объемы производства. Для достижения этой цели начальник производства предложил расширить собственные производственные мощности предприятия. Однако исследование альтернатив с применением MoV показало, что лучшим решением будет аренда дополнительного оборудования. Это выгоднее покупки собственных станков: требует меньше вложений капитала и позволит отказаться от аренды, если возникнут сложности со сбытом.
Пример 2
Директор по развитию сети ресторанов решил проанализировать работу сети с целью снижения расходов на персонал. Для каждой области — закупок, кухни, зала — была разработана модель процессов. Анализ таких моделей показал, что затраты на персонал больше всех остальных расходов. Незначительные инвестиции в оборудование и средства автоматизации не только помогли сети ресторанов снизить свои общие затраты, но и сократили время, которое сотрудники тратили на отчетность. Это позволило персоналу больше внимания уделять гостям и, в конечном итоге, улучшило имидж ресторана.
Принципы MoV
MoV рекомендует следовать семи принципам, которые повышают ценность реализуемых проектов.
- Связь с целями организации. Управление ценностью должно быть направлено на достижение стратегических целей организации. Например, для большого отеля премиум-класса одной из основных целей будет предоставление гостям ресторанных услуг высокого качества. Если для сокращения затрат в ресторане отеля перестанут подавать завтраки, это будет противоречить целям отеля и не принесет ценности, так как гости будут недовольны.
- Фокус на функции продуктов. В центре внимания MoV находятся полезные функции создаваемых продуктов. От заказчика требуется не описание продукта, а что он будет делать с помощью этого продукта. Например, заказчик может считать, что ему нужен чат для участников проекта. Но на самом деле, в этом чате он хочет обмениваться документами по проекту, согласовывать планы и получать информацию о прогнозных сроках выполнения задач. Тогда продукт, который поможет нашему заказчику – это информационная система управления проектами.
- Отбор самых ценных проектов. Чтобы понять, какие проекты нужно запустить, MoV изучает потребности заказчиков, конечных пользователей, владельцев ресурсов, исполнителей, государственных регуляторов. В набор проектов к реализации попадают те проекты, которые удовлетворяют больше потребностей всех заинтересованных сторон, то есть считаются наиболее ценными. На проекты, которые приносят больше выгод, можно выделить больше ресурсов, но только пока дополнительные ресурсы приносят пользу.
- Системное применение MoV в течение всего инвестиционного цикла. MoV применяется с начала проработки идеи или инициативы, в течение реализации проекта и после его завершения. При завершении каждого этапа проекта руководитель, ответственный за финансирование проекта, должен получить отчет о текущей ценности проекта. На основании этого отчета руководитель принимает решение о продолжении или приостановке проекта.
- Адаптация MoV к особенностям проекта. Процессы управления ценностью могут быть адаптированы под проекты, исходя из их размера, сложности и уровня риска.
- Учет предыдущего опыта и улучшение. Применение подходов MoV предполагает накопление опыта всех проектов. Для улучшения процессов вводится система отслеживания совершенных действий и принятых решений. Например, все решения после совещаний фиксируются в протоколах, а материалы хранятся в общем доступе: в сетевой папке, корпоративном облаке или в информационной системе управления проектами.
- Назначение понятных ролей и обязанностей и создание поддерживающей культуры. MoV содержит организационную структуру управления ценностью, которая включает 5 ролей. Для каждой из них описаны обязанности, требования к компетенциям, уровень рабочей нагрузки. Старшая роль в этой структуре отчитывается совету директоров организации. В свою очередь совет директоров отвечает за создание корпоративной культуры, поддерживающей принципы управления ценностью.
Использование MoV при управлении проектами
MoV концентрируется на увеличении возврата на инвестиции (ROI). Для этого внимание уделяется не тому, какие продукты нужно создать в ходе проектов, а тому, что эти продукты должны делать, то есть какие функции они будут иметь. Следование этому принципу помогает отбирать обоснованные проекты, не тратить зря деньги и получить 80% выгод за 20% затрат.
Подход MoV используют как дополнение при управлении проектами. Выявлять и увеличивать ценность в проектах можно независимо от того, какую методологию проектного управления вы используете. Применяя MoV, вы будете уверены, что в проектах создаются нужные продукты с минимальными затратами. Лучше всего MoV дополняет метод управления проектами PRINCE2. В PRINCE2 уже предусмотрены документы и процессы определения ценности. MoV содержит инструменты, с помощью которых глубоко прорабатывают выгоды проекта и отбирают из большого набора проектов наиболее ценные.
Чтобы узнать больше приходите на курс «Основы управления проектами в соответствии с PRINCE2®». Курс пройдет 19-21 марта 2018 года. Вы узнаете:
- что такое выгоды в проекте;
- в каких документах и форматах они должны быть утверждены руководством;
- кто отвечает за достижение выгод.
Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропускать новые статьи: