Зачем вы открывали свой бизнес? Возможно, для того, чтобы получить свободу выбора и самому решать сколько, где и с кем работать. Приносить людям пользу и делать качественный продукт. А может заработать много денег, жить в шикарном доме и гордиться собой.
Но точно не для того, чтобы круглые сутки работать за всю компанию, засыпать с телефоном в руках и просыпаться уже уставшим. Каждый день «тушить пожары» и с ужасом думать, что вы даже заболеть не можете себе позволить, не то что поехать в выходной за город и выключить телефон.
Безусловно, когда ваш бизнес совсем новый и требует постоянного личного присутствия – такое бывает и это нормально. Когда ещё не сложился штат сотрудников и вы в единственном лице отвечаете за все задачи. Но в бизнесе, который развивается, ВСЕГДА наступает момент, когда собственнику пора выйти из этой мясорубки.
Меня зовут Михаил Колмаков и я занимаюсь тем, что помогаю предпринимателям выстроить систему внутри компании – системный бизнес. И обожаю момент, когда клиенты выходят из рабочей рутины и вдруг находят время и силы на вечерние прогулки, праздники с семьёй и поездки в отпуск.
По статистике, 8 из 10 предпринимателей живут по принципу, который я описал выше, а о личном времени и отдыхе если и знали когда-то, то давно забыли. Они не виноваты в том, что так сложилось, это произошло постепенно.
Открывая новый бизнес предприниматель может рассчитывать только на себя – он бухгалтер, маркетолог, продажник, курьер и много чего ещё. Постепенно он нанимает новых сотрудников, но отпустить контроль страшно и часть функций он всё равно выполняет сам. А сотрудники привыкают к системе, когда все решения за собственником и без его указаний и контроля уже не работают.
Кстати, это не значит, что сотрудники плохие. Просто изначально в компании сложились такие правила, а они к ним привыкли. Я достаточно часто работаю с руководителями, которые сами не хотят делегировать свои задачи и отчаянно этому сопротивляются.
Рутинная операционка – это когда владелец бизнеса/руководитель каждый день выполняет повторяющиеся низкоранговые действия, решает однотипные проблемы. Эти действия не требуют особенных знаний и их может сделать любой другой профильный специалист в компании.
В моей практике были руководители, которые сами делали дожим клиентов, составляли бланки по зарплате, рисовали рекламные макеты и даже заправляли картриджи в принтерах во всем офисе.
Главное, о чем хочу напомнить – собственник бизнеса выполняет, в первую очередь, функцию стратега. Вы, конечно, можете составить договор поставки за юриста. Но юрист не придумает и не выпустит за вас новый продукт/услугу, не примет решение, какие направления бизнеса масштабировать. И пока вы выполняете задачи юристов/логистов/кладовщиков ваша компания будет стагнировать.
Если вы сейчас поняли, что вы тот самый владелец бизнеса, который по уши застрял в операционке и приняли решение из неё выбираться – то у меня есть несколько советов, с чего начать.
1. Сузить фокус внимания.
Да, я знаю, как в панике хочется взяться за все сразу. Но без понимания, с какого края браться за дело, велика вероятность, что вы разочаруетесь и просто отложите выход из рутины «на потом», может на следующую неделю, месяц или год. Другими словами, так никогда и не начнете.
К сожалению, нельзя просто взять и раздать свои задачи, сказав «теперь это делаешь ты».
Во-первых, к этому не готовы вы.
Во-вторых, к этому не готовы сотрудники.
В-третьих, сама компания к этому не готова.
2. Подготовить себя.
Есть инструмент, который называется «слепок дня». Его суть в том, что в течение дня вы каждые 30-60 минут фиксируете, чем вы заняты. Фиксируете очень внимательно, до мелочей, каждый отчет, совещание, звонок.
Да, это задача для которой потребуется дисциплина. Но она вовсе не такая сложная, как может показаться. Зато она принесет огромный результат для вашего бизнеса и для вас.
Через 1-2 недели вы получите полный список всех задач, которые вы выполняли. Некоторые из них будут повторяться (скорее всего многие). Выпишите напротив каждой задачи – кто в компании мог бы делать это, кроме вас.
Тут главное – заглушить внутренний возмущенный голос «Да никто кроме меня не сможет! Только сам, они не справятся!».
Да, возможно тот, кому вы делегируете задачу, поначалу будет делать её хуже, чем вы. Но тут все просто – опыт. Вы делали это много лет, а человек впервые. Но поверьте, через некоторое (совсем недолгое) время он будет делать её если не лучше, то точно не хуже вас. Доверяйте своих сотрудникам.
Будут и задачи, которые вы оставите себе. Многие оставляют себе контроль за процессами. И это, кстати, ошибка – контроль стоит делегировать в первую очередь. Но это отдельная большая тема, напишу про неё в следующий раз.
3. Подготовить компанию.
На практике регулярно получается, что даже если собственник сделал слепок дня, распределил кому какие задачи делегирует – дальше дело не идёт. Делегирование это всегда про то, что сотрудникам нужно самим принимать решения. А в компании просто нет самой структуры, при которой это возможно.
Объясню, что я имею ввиду.
Зачастую, загруженность владельца бизнеса операционкой – это один из симптомов, что в компании бардак с бизнес-процессами. Нет регламентов (или их никто не соблюдает), нет системы контроля, найма и обучения новых сотрудников, нет мотивации и KPI и много чего еще. Какие-то из проблем незначительно влияют на эффективность и прибыльность бизнеса, а какие-то тормозят очень сильно!
Рекомендую прочитать мой чек-лист «ТОП 7 критических ошибок собственника в управлении бизнесом». Это займет не более 10 минут, за которые вы узнаете, какие проблемы чаще всего мешают предпринимателям и руководителям навести порядок в бизнесе. И какие из них мешают конкретно вам.
Подробно я рассказываю об этом на вебинаре по систематизации бизнеса.
- Мы разберем в деталях, что вам нужно сделать для кратного роста
- Как вылечить безответственность сотрудников
- Как управлять руководителями
- Как уйти от ошибок в отделе продаж
- И начать путь от вечного «тушения пожаров» к масштабированию
4. Подготовить сотрудников.
Это, наверно, одно из самых больных мест предпринимателей, которые взялись за систематизации бизнеса.
Да, система кратно увеличивает прибыль бизнеса, даёт простор для роста компании, даёт свободное время вам, как собственнику.
Но сотрудники, к сожалению, иногда воспринимают это как проблему или прихоть собственника. Потому что они привыкли к определенным правилам. Привыкли, что всё решают за них, что можно опоздать на работу или уйти пораньше, не сделать что-то и сказать «забыл» и все равно получить зарплату в конце месяца.
Поэтому нужно правильно договариваться, мотивировать, геймифицировать. Иногда просто увольнять, потому что не все готовы меняться и работать.
Даже если в вашей компании работают классные ответственные ребята, которые всей душой за компанию – наводить порядок все равно придется.
Про сопротивление сотрудников и что с этим делать, я тоже подробно рассказываю на вебинаре по систематизации бизнеса.
В заключении хочу сказать, что выйти из операционки совсем не получится. Но на смену рутине придёт операционка развития. Когда вы решаете именно те задачи, которые должны решать, как собственник – стратегия, развитие, приоритетные направления. Она будет с вами пока у вас есть бизнес. Но именно с ней вы получаете то, о чем я спросил вас в начале. То, ради чего вы открыли бизнес.