Типовая ситуация ваша компания работает со всеми правовыми формами ИП и ООО, как в таком случае применять генератор документов для составления договоров и их много?
Правильно заданный вопрос – это уже половина ответа.
Для каждой ключевой формы собственности ИП и формата ООО, АО, ЗАО нужно подготовить минимум два разных шаблона и добавить их в список.
Для демонстрации создадим тестовую сделку, заполним обязательные поля, укажем товарные позиции или набор услуг, выберем в качестве клиента ИП.
Для того чтобы что-то передать, нужно что-то загрузить. В карточку компании вручную или используя приложение «авто реквизиты» всю необходимую информацию о клиенте.
Дальше менеджер активирует вкладку «документы», выбирает заранее подготовленный шаблон Договора и запускает штатный генератор документов.
Шаблоны Договоров для клиентов с разными правовыми формами имеют различия и переменные данные для подстановки в поля для них берутся из разных сущностей и карточек системы.
Администратор портала или специально выделенный и подготовленный сотрудник заранее дорабатывает обычные вордовские документы под каждую задачу отдельно, превращает их в шаблоны для генерации. Эта процедура хорошо описана, имеет много публикаций, но требует общих знаний, понимания структуры устройства CRM Битрикс24 и некоторой доли усидчивости при работе с документами.
Генерация нового документа обычно занимает порядка 20 секунд, документ после этого доступен для просмотра и сохранения в формате Word и PDF.
Мы рассмотрели штатную ситуацию, когда в процессе работы менеджер определяет форму компании клиента и вручную выбирает нужную форму.
Усложним ситуацию. Наша компания очень активная и у нее не два, а несколько десятков вариантов договоров на все случаи жизни, предоплата, постоплата, кредит, договора на разные виды услуг, на разных языках. Добавим вариант, когда у нашей компании несколько юридических лиц и правовых форм.
И тут у нас в игру подключается человеческий фактор, возникают путаница и ошибки менеджеров.
Как быть, можно ли что-то сделать в этом случае?
Да все эти проблемы решаются путем автоматизации.
Для генерации нужного документа достаточно запустить вручную или роботом в нужной стадии специально написанный бизнес-процесс «Генератор договора».
При старте менеджеру достаточно указать тип нужного договора, все остальное система сделает сама.
Все ли так просто как видится на экране?
В основном да, правда если у вашей компании много юридических лиц, то требуется внимательность прежде чем генерировать Договор. Посмотрите предварительно от чьего имени вы его собираетесь заключить, система по умолчанию предлагает для подстановки всегда первую запись в списке ваших компаний.
Если у вас много банковских карточек Вы же сами выбираете с какого счета будете платить или на какой счет будете принимать деньги и не засовываете все карточки в банкомат на его усмотрение, тут сплошная автоматизация вам не помощник.
Что применялось для реализации такого решения?
- Роботы или бизнес-процессы.
Сколько стоит реализация?
Стоимость индивидуальна, определяется по запросу, зависит от тарифа Битрикс24.CRM, от количества шаблонов и переменных полей.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»