Отсутствие штатного расписания или ошибки в нем грозит компаниям штрафом до 50 000 рублей, а ИП — до 5 000 рублей. Не хотите штрафов, составляйте расписание грамотно по всем требованиям, о которых можно узнать в нашем материале.
Обо всех нюансах штатного расписания рассказывает Дарья Конищева, специалист по управлению персоналом.
Раскладываем по полочкам
Давайте для начала разберемся, что такое штатное расписание и чем этот документ полезен?
Всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники (с кем заключены трудовые договора), необходимо вести учетный документ, в котором есть вся информация о структуре, окладах, надбавках, количестве ставок, должностях и квалификациях — штатное расписание. «Штатка» является одним из самых главных документов кадрового учета в компании. Можно использовать уже разработанную форму Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года № 1) или разработать и утвердить собственную форму.
Штатное расписание (далее — ШР) обычно запрашивают госорганы в период проверки компании, это: ПФР, трудовая инспекция, налоговая служба, Фонд социального страхования. Данный документ запрашивается с целью сопоставления реальной зарплаты с указанной на бумаге.
В самом трудовом кодексе нет указания, что индивидуальные предприниматели должны вести штатное расписание, но если оно у вас все же ведется, то оно позволяет:
- отслеживать численность сотрудников;
- избегать штрафов для всех, кто работает на ОСНО и УСН;
- проводить сокращения и увольнения без нарушений согласно ст. 81 ТК РФ.
Если у ИП нет наемных работников, оформленных по трудовому договору, ШР составлять не нужно. С точки зрения закона, ИП, который нанимает работников, сам таковым не является, поэтому в ШР не вносится, в отличие от директора организации или ОАО, а также не вносятся работники, оформленные по гражданско-правовому договору.
Составление ШР
Унифицированная форма Т-3 представлена в виде таблицы. В таблице 10 колонок.
В шапке ШР обязательно указываются:
- наименование компании или имя ИП;
- код ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия ШР;
- номер приказа, которым утверждается ШР;
- количество штатных единиц.
- В первой колонке указываем название структурного подразделения, например: администрация, бухгалтерия и т.д.
- Во второй колонке прописываем код. Он, как правило, присваивается по степени подчиненности, например: администрация — 01, бухгалтерия - 02 и т. д.
- Третья колонка должна отображать наименование должности.
- Четвертая колонка содержит информацию о количестве штатных единиц, стоит обратить внимание, что количество таких единиц может быть неполным.
- Пятая колонка отображает тарифную ставку (оклад).
«Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности» - ст. 22 ТК РФ. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных сотрудников, должен быть одинаковым. - Шестая, седьмая и восьмая колонка — указывают надбавки, премии и доплаты, если они предусмотрены в вашей компании.
- Девятая колонка включается в себя 5 по 8 колонки.
Как внести изменения
Директор или ИП вправе самостоятельно решать, когда будут вноситься изменения в ШР. Изменения вносятся в том случае, если вы берете работника на новую должность или увеличиваете количество ставок.
ВАЖНО! Если изменения вносятся по случаю сокращения штата, изменений условий труда и трудового договора, то ШР вступает в силу не раньше, чем через два месяца после издания приказа. С таким приказами работников необходимо ознакомить под роспись, чтобы в дальнейшем не было проблем со стороны трудовой инспекции.
Все изменения в ШР вносятся согласно приказу или распоряжению, подписанному руководителем организации или же уполномоченным лицом по доверенности.
Вас может заинтересовать наш материал «Тотальная слежка: отчитайтесь о мобильной связи».
Как утвердить ШР
Лишь утвержденное расписание имеет силу. Чаще всего его утверждает главный бухгалтер или специалист по кадрам. Если у ИП нет таких сотрудников, он делает это самостоятельно.
ШР подписывает главный бухгалтер и специалист по кадрам, или другое должностное лицо, на кого будет возложена эта обязанность. Утверждается ШР приказом, который подписывает руководитель.
Статья написана командой sovcom.pro. Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке!