«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр
У меня такое ощущение, что число часов в сутках сильно обрезали. Дел все больше, а времени на их выполнение все меньше.
С такой проблемой столкнулась не только я, и существует она давно. Для её решения в 20в Эйзенхауэр придумал матрицу распределения дел.
Для начала, давайте рассмотрим, кто же такой Д. Эйзенхауэр и почему ему можно доверять.
Дуайт Эйзенхауэр прожил очень насыщенную жизнь.
Эйзенхауэр был 34-м Президентом США, дважды побеждая в выборах, он проработал на этом посту с 1953 по 1961 годы.
По его инициативе были запущены программы, в результате которых появились такие явления как система федеральных дорог США (Interstate Highway System), интернет (проект DARPA), исследование космоса (NASA) и альтернативная энергетика (в частности, использование атомной энергетики в мирных целях).
Прежде чем стать президентом Эйзенхауэр был генералом армии, руководившим американскими войсками в Европе во время Второй Мировой Войны, кроме того, он принимал участие в разработке и оперативном управлении наступлениями в Северной Африке, Франции и Германии.
Кроме того, он являлся президентом Колумбийского Университета, был главнокомандующим НАТО, находя время на любимые занятия: гольф и рисование.
Эйзенхауэр поражал своих коллег и современником высочайшим уровнем производительности. Он на протяжении многих лет сохранял высокий темп работы. Не случайно, что его методику тайм-менеджмент и управления задачами взяли на вооружение множество людей.
Самым известным инструментом управления рабочим временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра», которая очень проста для понимания.
Матрица Эйзенхауэра
Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост: все дела вы распределяете по четырем группам, а затем, в зависимости от того, в какой квадрант было распределено задание, принимается решение.
Итак существует 4 группы:
- Важные и срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения).
- Важные, но несрочные дела (задачи, которые должны быть выполнены обязательно, но позднее).
- Неважные, но срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения, но могут быть делегированы, поскольку не являются критичными).
- Неважные и несрочные дела (дела, которые могут быть проигнорированы и не выполнены).
Как и многие другие концепции, «матрица дел Эйзенхауэра» может быть выражена четырьмя латинскими буквами «D», каждая из которых определяет действие, необходимое для квадранта:
- DO! — «Делай (сам)!» — Важные и срочные дела ;
- DECIDE! — «Решай!» — Важные, но несрочные дела;
- DELEGATE! — «Делегериуй, поручай!» — Неважные, но срочные дела.
- DELETE! — «Избавляйся» — Неважные и несрочные дела.
Огромным преимуществом данного способа планирования своего времени является тот факт, что он эффективен как при долгосрочном , так и при краткосрочном планировании.
Различия между категорией Срочных дел и категорией Важных дел.
К Срочным задачам относятся вещи, на которые необходимо реагировать немедленно: это электронная почта, телефонные звонки, вопросы руководителей, клиентов и подчиненных. Зачастую причинами тех или иных вопросов являются посторонние вмешательства, когда другие перекладывать на вас свои дела. Учитесь говорить "нет".
В то время как к Важным задачам относятся явления, которые надолго определяют наши цели, мероприятия и стремления.
Матрица Эйзенхауэра позволяет эту проблему преодолеть.
Попробуйте не делать то, что не надо делать
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать, это вообще не тратить время на выполнение задания.
Естественно, речь не идет о том, чтобы все бросить и ничего не делать, речь идет о том, что большинство людей тратят значительное количество времени на выполнение работы, которая не окажет влияние на их жизнь. Соответственно, для них эта работа является НЕВАЖНОЙ и НЕСРОЧНОЙ. Эти дела попросту необходимо УДАЛЯТЬ.
Разговоры, которые мешают решению важных задач — не вести, письма и телефонные звонки, которые могут заставить вас тратить время впустую — игнорировать.
Запомните: потратив впустую 10 минут рабочего времени, вы вынуждены будете позднее потерять 10 минут вашего ЛИЧНОГО времени.
Кажется странным, но многие люди, боятся задать вопрос: «А я действительно должен это делать?». Они настолько привыкли быть занятыми, что берутся за все без разбора.
Таким образом матрица поможет распределить ваши дела и сосредоточиться на важном!