Как не назначать лишних рабочих встреч, правильно планировать работу участников и научиться укладываться в отведенное время? Делимся своим опытом и лайфхаками.
Почему можно доверять нашим советам?
В ПГК второй год развивается Производственная система. Ее основная задача — непрерывное улучшение процессов для достижения целей компании. Сокращение количества совещаний, уменьшение их длительности – одно из направлений в рамках этого проекта. Мы уже добились успехов — за I квартал 2021 года количество рабочих встреч в компании уменьшилось на 23% относительно декабря 2020 года. Продолжаем работать в этом направлении — к сентябрю хотим уменьшить время на подготовку и организацию совещаний на 50%. Научим и вас!
Лайфхак №1 Приглашайте только тех, чье присутствие действительно необходимо
Не стоит приглашать на совещание людей, целью которых будет исключительно «просто послушать». Если человек не обладает важной информацией или не принимает решение по теме встречи, будет лучше, если он останется на рабочем месте, чтобы выполнять свои обязанности.
Лайфхак №2. Составляйте план встречи
Составьте документ, в котором будут основные вопросы для обсуждения, время, которое планируется уделить каждому из них, итоги, которые вы ожидаете получить после встречи, ответственные за предоставление информации. Ваши коллеги будут вам благодарны, если вы направите им эту информацию в приглашении на совещание.
Лайфхак №3. Следите за временем
У каждого сотрудника день расписан по минутам. Если он задержится на совещании, то может не успеть выполнить свою работу. Поэтому важно следить за тем, чтобы встреча длилась столько, сколько запланировано. Не стесняйтесь напоминать коллегам, что пора переходить к следующему вопросу. Об окончании времени совещания стоит напомнить за 5-10 минут, чтобы было время на обсуждение важных тем и принятие решений.
Оптимальное время совещания — до 50 минут
Лайфхак №4. Делайте рассылку по итогам встречи
Информационное письмо по итогам встречи необходимо составить в течение суток. В нем должны содержаться основные решения, принятые на совещании, сроки выполнения задач и ответственные лица. Рассылка делается по причастным сотрудникам.
Лайфхак №5. Собирайте внеплановые совещания в особых случаях
Если в жизни компании не произошло каких-либо важных событий, требующих срочной реакции со стороны сотрудников, старайтесь решать вопросы без совещаний. Текущие задачи можно обсудить в личной переписке или позвонив нужному эксперту.
Лайфхак №6. Умеете проводить совещания? Делитесь знаниями!
Не стесняйтесь выступать в роли наставника, если вы умеете проводить деловые встречи. Например, в ПГК не только провели обучение по проведению совещаний для руководителей и ключевых сотрудников, но и выпустили памятку по их организации.
Оптимальное количество участников в зависимости от формата:
- Информационные встречи – до 15 человек
- Совещания с целью принятия решения – 6-8 человек
- Мозговой штурм – 7-10 человек
- Отчетное совещание – в соответствии с темой встречи
Если у вас есть лайфхаки по проведению совещаний, делитесь в комментариях. Сделаем полезную подборку для читателей Яндекс.Дзен!