Если вы ИП-работодатель, то должны знать, какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника.
Итак, у вас есть сотрудники, и вы ведете кадровую документацию. Вести ее надо по всем требованиям российского законодательства. Важно не только правильно и в срок все заполнять, необходимо правильно работать с персональными данными. Если не учесть этот аспект, то вы можете получить штраф от 30 000 до 50 000 тысяч рублей.
Что надо знать и выполнять?
Во-первых, собирая персональные данные сотрудников, вы должны получить у них письменное согласие на сбор и хранение этой информации.
Во-вторых, вы не должны хранить копии документов сотрудников, где есть их персональные данные, а сами документы не связаны с их работой. К таким документам относятся — паспорт, СНИЛС, военный билет, диплом об образовании, свидетельство о браке или его расторжении, свидетельство о рождении ребенка или документ о смене имени.
Все эти документы будущий ваш сотрудник приносит вам при оформлении на работу, вы заносите необходимые данные в его личную карточку и возвращаете их. Никаких копий с этих документов вы не храните.
Это требование прописано в ст. 65 ТК, в постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013., и в Федеральном законе № 152-ФЗ от 27.07.2006.
Именно за это нарушение вас могут оштрафовать на сумму, указанную выше. И даже согласие на хранение персональных данных сотрудника не убережет вас от штрафа при выявлении копий этих документов у вас.
Поэтому если вы или ваш кадровик работает по принципу «соберу как можно больше бумаг на всякий случай», то здесь от этого лучше отказаться. Дорого этот принцип обойдется вам при проверке.
Вас может заинтересовать наш материал «За что могут доначислить налоги».
Что же можно хранить в личном деле сотрудника:
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу (если есть, то приказ о переводе, поощрении и т.д.);
- соглашение о неразглашении сведений;
- доклады и объяснительные записки.
Одним словом, личное дело содержит информацию, связанную с работой. Ничего иного здесь быть не должно.
Статья написана командой sovcom.pro. Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке!