Один из самых проблемных вопросов руководителя компании - контроль рабочего времени сотрудников. Более острой ситуация становится, когда специалисты стараются качественно выполнять свои задачи, но в то же время не способны составить оптимальный план их выполнения и грамотно распределить собственные силы.
Увеличить эффективность и повысить продуктивность каждого специалиста способен правильных подход в контроле работы сотрудников и внедрение тайм-менеджмента в компании.
Давайте представим, каждый член команды - высококвалифицированный специалист с большим опытом за спиной, зарекомендовавший себя перед лицом руководства. Все эти специалисты всегда нацелены только на положительный результат, мотивированы и заряжены. Но вопреки всем прогнозам (с таким-то коллективом) работа не клеится.
И лишь при помощи объективного контроля реально выявить причину этого, понять, какими способами ее можно решить. Анализируя работу специалистов, их эффективность руководитель поймет, под чем конкретно скрывается проблема, в то время, когда видимых оснований нет.
На практике “кот в мешке” представлен в виде отсутствия у специалистов навыков тайм-менеджмента. Неудовлетворительные результаты их работы спровоцированы неструктурированностью, отсутствием четкого рабочего плана, регулярными отвлечениями на бесполезные задачи. Повлиять на подобные негативные проявления возможно, указав на ошибки и недочеты самим сотрудникам.
Но на пути к обучению сотрудников тайм-менеджменту могут возникать сложности:
- Особенности специалистов
Существуют сотрудники, которые ввиду своих особенностей, даже имея большое желание, не способны организовать собственное рабочее время, но их профкачества сомнений не вызывают. Понятное дело, прощаться с такими специалистами нельзя. Как быть? Начать контролировать его работу непосредственному руководителю.
- Сложности взаимопонимания
Уже состоявшихся сотрудников нелегко заставить учиться чему-то. Что говорить, даже молодые специалисты не всегда принимают критику. Тем более в команде, где все все понимают с полуслова и схватывают на лету. Нужно рассмотреть вариант допобучения, не прекращать контроль, чтобы не упустить того, кто не усвоил правила тайм-менеджмента.
- Отрицание перемен
Часто что-то новое не всегда по душе всей команде, каждому без исключения сотруднику. Встречаются случаи отказа следовать конкретным правилам. Не нужно “рубить с плеча” - применять санкции или увольнять человека. Достаточно увеличить контроль и лично побеседовать с сотрудником.
Эксперты в области тайм-менеджмента уже давно придумали ряд правил, которые легко использовать на практике для повышения эффективности сотрудников компании:
- Расставить приоритеты: разделить задачи на срочные и те, которые могут продолжать.
- Выполнять задачи не полностью, а постепенно, частями, определяя для каждой микрозадачи свой срок. Это поможет быстрее дойти до цели.
- Даже незначительные задачи не стоит “откладывать в дальний ящик”.
- Всегда иметь в запасе 30% рабочего времени, чтобы была возможность решить супер-важные задачи, не нарушая графика.
- Иногда фиксировать мысли на бумаге, чтобы не “засорять” голову.
- Находить время для стратегического планирования и анализа проделанной работы.
Всем этим правилам проще следовать, используя специальные программы для контроля рабочего времени сотрудников. Одной из оптимальных является система программа CrocoTime:
- Поможет в короткие сроки разделить сотрудников на более и менее эффективных, тех, кто справляется со своими задачами вовремя и тех, кому нужно больше времени на выполнение задач. В конце рабочего дня система отображает фотографию - таблицу того, как, куда и сколько было потрачено на работу или отвлечения;
- Покажет статистику не только шефу или руководителям отделов. Сам сотрудник увидит и оценит, насколько он продуктивен, сделает выводы и в лучшем случае проведет работу над собой.
И как только сотрудники смогут “прозрачно” демонстрировать свои лучшие навыки, работая наравне с остальными, можно оценивать их эффективность. А с момента, когда подчиненные научатся самостоятельно планировать рабочий день, необходимость жесткого контроля работы сотрудников со стороны руководства отпадет.