Компании приходят к Аутсорсингу печати из-за нужды в экономии. Поэтому логично, что они выбирают подрядчика с самым низким ценником. Сегодня мы решили поделиться своим 29-летним опытом и рассказать, как аутсорсеры накручивают оплату и какие цифры стоят за реальной стоимостью печати.
«Подсчеты» аутсорсеров
За 29 лет работы «Бюро офисных машин» мы пришли к выводу, что человеческая изобретательность безгранична. Заказчик хочет видеть конкретику: сколько копий напечатано за месяц, стоимость одного отпечатка, какая выходит общая сумма за покопийную печать. И аутсорсер предоставляет эти данные. Где он их взял? Заказчика это не волнует, если итоговые затраты получились меньше по сравнению с прежними.
Правда заключается в том, что заказчик мог бы сэкономить еще больше – в 2-3 раза. Но аутсорсер применил для подсчета не те инструменты, которые бы позволили увидеть такую выгоду. Немного позже мы вернемся к этому вопросу. А пока разберемся, откуда же у аутсорсеров появляются те или иные данные.
Способ №1 «Наугад»
Некий аутсорсер для работ по замене расходников, подсчету объема печати и устранению заминов нанял студента, которого посадил на территории компании-клиента. По-хорошему этот работник должен был регулярно снимать показатели с каждого аппарата. Но вместо этого он ежемесячно заполнял таблицу согласно своим соображениям. Возможно, студент и пользовался какой-то логикой, но когда его сменили еще несколько таких же, цифры в сводке окончательно перестали приближаться к действительности. Через время руководитель все же узнал, что указанный объем печати в 3 раза превышал реальный показатель!
Способ №2 «Хитрый обман»
Для увеличения оплаты за покопийную печать подрядчик укладывал листы формата A4 в принтер, печатающий в формате A3, узкой стороной вперед. Устройство воспринимало бумагу как A3, ведь счетчик считает не листы, а обороты валов. Заказчик оплачивал 1 фактическую копию как 2 листа A4.
Способ №3 «Цветной»
Некоторые цветные принтеры не отключают цветные фотовалы во время монохромной печати. Недобросовестный аутсорсер воспользовался этой особенностью. Пользователь отправлял на печать цветные документы в ч/б режиме, но на деле этот режим не включался. Внешне лист действительно выходил черно-белым, но при печати были задействованы все цвета и в устройстве фиксировался цветной отпечаток. По сравнению с монохромной печатью он, естественно, стоил дороже.
Способ №4 «Акционный»
Только акция не в пользу заказчика. Есть у некоторых принтеров особенность – они показывают пробег каждого фотовала отдельно. И каждый показатель в отчете хитрые подрядчики подбивают под цветную печать. В итоге заказчик платит за 1 цветной отпечаток как за 4. Получается акция наоборот. А для аутсорсера – роскошная накрутка.
Способ №5 «Высшая математика»
Подрядчики путают пользователей самыми сложными формулами, на которые способны. Добавляют дроби, какие-то условия, переменные. Они предлагают ту низкую цену, которая их устраивает. Для заказчика же все выглядит так, будто человек настоящий специалист, во всем разбирается, поскольку оперирует такими сложными расчетами. На самом же деле аутсорсер пускает пыль в глаза.
Способ №6 «Справедливый»
Подрядчик предлагает усредненную цену цветного и черно-белого отпечатка. Заказчик видит в этом резон, ведь все считается поровну – 50 на 50. По факту на цветную печать приходится до 10% объема, но аутсорсер считает как половину. Много офисов вы видели, где каждый день с энтузиазмом печатают веселые цветные картинки? Вот и мы о том же. Выходит, что за ч/б отпечаток заказчик платит в разы дороже, чем он стоит на самом деле.
Способ №7 «Коварное ПО»
Система автоматического сбора данных решает проблему с безалаберным студентом и ручным вводом чисел. Со стороны все снова выглядит профессионально, но на деле аутсорсер устанавливает самописную программу, которая подкручивает показатели в его пользу и привлекает заказчика платить больше положенного.
Недобросовестность подрядчиков никто не отменяет, но есть один нюанс. С большей вероятностью ситуация не была бы столь печальной, если бы сами заказчики не сбивали цены и не хотели добиться максимально низких расходов. Аутсорсеры, как и все остальные люди, хотят получать адекватные деньги за свой труд. Оправдания обману нет. Однако стоит задуматься, кем являются компании в данном случае – жертвами только обмана или все же и экономии тоже.
Как точно рассчитать объем печати
Самый безошибочный способ – установка ПО для сбора и подсчета данных от независимого производителя. У программы должны быть репутация и документы, подтверждающие ее правильную работу. Можно сделать это самостоятельно либо обратиться к специалистам, которые занимаются организацией и оптимизацией офисной печати.
Обложка: ru.freepik.com.